Hvis du nogensinde arbejder en administrativ stilling, kan det være dit job at udskrive minutter. Det kan være sværere end du tror at transkribe minutter. Transkriberende minutter betyder at finde den rette balance mellem at reproducere for lidt og for mange noter du tog på dit møde. Desuden skal du udøve ikke kun skarpe lyttefærdigheder, men en god redaktionel følsomhed. Ved at følge vejledningen nedenfor kan du producere en professionel minuttranskription.
Gør din transkription så hurtigt som muligt efter dit møde. Du vil nemt kunne huske, hvad der skete på mødet.
Ret korrekt dit minutdokument. Indtast møderens deltagere, møtets mål og møderens dato / varighed. Du skal også inkludere en nøgle, der angiver deltagerens initialer sammen med deres fulde navne, fordi hver gang en deltager taler, kan du forordte deres udsagn med deres initialer.
Transkribe mødet i sin kronologiske rækkefølge. Opdel diskussioner / samtaler efter emne, hvis mere end et emne blev drøftet på mødet. For eksempel, hvis diskussionen ændrede sig fra budgetmæssige problemer til menneskelige ressourcer, forord den næste samtale som følger: "Diskussionen end ændret til overvejelser om menneskelige ressourcer …"
Skelne mellem de vigtige og ubetydelige diskussioner på dit møde. For eksempel vil du helt sikkert ikke transkribe de øjeblikke, at nogen gik ud af emnet og talte om personlige forhold. I stedet for at nævne, at diskussionen forløste off-course, skal du skrive enten ellipser "…" eller noget som "Efter ca. en times uafhængig samtale …"
Gem dit dokument til din harddisk (eller flashdrev), før du udskriver det. En minuttransskription registrerer de fleste af virksomhedens store beslutninger, så det er vigtigt, at disse beslutninger gemmes til fremtidig reference.
Tips
-
Kontroller altid din stavemåde og grammer, inden du sender dit minuts transkription til din chef. Spørg din chef, hvis der er en skabelon, du kan bruge til at transkribe dine minutter. Hvis ikke, spørg, om der er tidligere minutter transkriptioner, du kan henvise til, mens du skriver din egen.
Advarsel
Vær yderst forsigtig med at optage eventuelle udbrud i et møde. Man må ikke nævne personen bag udbruddet, men siger noget som: "Det blev stærkt opmuntret det." Hvis du nogensinde føler dig usikker på at knytte et navn med et dicussion, skal du kontakte formanden for mødet.
