Et afdelingsforslag bruges generelt til at få ressourcer til et nyt eller udvidet program, en ny tjeneste eller en anden måde at gøre den nuværende forretning, der kræver godkendelse til at bruge afdelingens budgetfordeling. Det skal være kort nok til at respektere beslutningstagerens tid, men omfattende nok til at få godkendelse. Et forslag kan være et svar på en anmodning om forslag (RFP), eller det kan være uopfordret.
Forslagsforberedelse
Gør din forskning. Læs RFP eller afdelingens forslag vejledning grundigt. Vet, hvad de beder om (format, længde, antal sektioner). Følg vejledningen præcist; improvisér ikke
Ved, hvem du præsenterer forslaget til: administrerende direktør, direktion eller en afdelingsleder. Du bliver nødt til at sætte forslaget op i deres synspunkt. Den administrerende direktør vil have brug for en mere strategisk opfattelse, mens lederen vil kræve mere proceduremæssige detaljer. Bestyrelsen vil bestå af begge, så begge mål skal være veldokumenterede.
Læs afdelingsplanen eller tilsvarende. Du skal vise, hvordan dit forslag opfylder et strategisk mål eller et vigtigt resultat. Læs andre relevante afdelingsdokumenter, især dem, der refererer til det område, du arbejder i.
Forslag Udvikling
Start med en historie med det problem, du vil løse, eller service du vil gøre. Beskriv behovet eller give en behovsanalyse. Vis din forståelse af afdelingsstruktur og hvor dette forslag passer ind.
Identificer fordelene ved dit forslag - kvantitativt, hvis det er muligt. Fremhæv styrkerne og mulighederne kvantitativt og vis løsninger på svagheder og trusler. Beskriv muligheder og mulige alternativer med hensyn til relative omkostninger og fordele. Lav en risikoanalyse inkludere juridiske overvejelser og identificere løsninger på identificerede risici. Angiv din foretrukne indstilling, og vis hvorfor.
Identificer de menneskelige og materielle ressourcer, der kræves for den anbefalede løsning, både hvad angår antal og omkostninger. Sørg for at alle dine krav er korrekte, og du har ressourcerne til at levere de resultater, du lovende.
Angiv klart arbejdets tidsramme. Medtag en grundlæggende arbejdsopdelingsstruktur eller et Gantt-diagram, som begge er projektstyringsværktøjer. Hvis du ikke er bekendt med dem, så find en kollega, der er. Sørg for at inkludere navne på eventuelle kollegaer, der yder betydelig hjælp, enten verbalt eller i forslaget.
Før du sender forslaget, skal du sætte det til side i 24 timer. Læs det grundigt, og identificer eventuelle svagheder; stram grammatik op. Spørg en person, du har tillid til korrekturlæsning, og omskrive om nødvendigt.
Lav et resumé. På en side eller mindre angiver de vigtige dele af forslaget. Sæt dette som første side. Den anden side skal være et nøjagtigt indeks eller indholdsfortegnelse.
Tips
-
Hvis du skal præsentere personligt, øve din præsentation foran et spejl eller præsentere en kollega som et tørt løb.
Lov aldrig, hvad du ikke kan levere eller gøre krav, der er ubegrundet eller usandt.
