Vigtigt møde? Kommende bloddrev? Der kan være mange grunde til at sende et overbevisende forretningsmemo. Ethvert udleveret notat skal være godt skrevet, fordi det repræsenterer dig og din afdeling. Og selvfølgelig vil du overtale folk til at deltage, tilmelde dig, give eller hvad du beder dem om at gøre. Ved at følge et par retningslinjer, når du udarbejder overtalende notater, kan du hjælpe med at få de ønskede resultater.
Identificer din målgruppe
Forstå læseren eller målgruppen. Et notat til dit hold vil sandsynligvis være anderledes i tone fra et notat til bestyrelsen. Mens det altid er professionelt i naturen, skal nogle notater være mere formelle i tale. Andre faktorer, såsom alder, køn og uddannelsesniveau, kan også være med til at skrive et overbevisende notat.
Angiv dit tema
Det kan måske lyde dumt, for du tænker selvfølgelig, du ved, hvad dit notat vil omhandle. Men ved at skrive et klart tema for dit brev hjælper du med at fokusere på, hvad du vil ske. Når du siger det, hjælper du dig med at komme til det punkt uden overdrevent yderligere kommentarer. At angive temaet er kun til din reference under skrivning. Du annoncerer ikke dit tema til læserne. For eksempel kan dit tema være "støtte bloddrevet næste tirsdag."
Skitsere notatet
Ooh, det er det hadede ord fra syvende klasse på gennem high school, "outline." Slap af. Dette er kun en uformel oversigt over hvem læseren er, hvad du vil have ham til at gøre og hvorfor han skal gøre det. Ingen vil se dette, men dig; ingen grammatiker vil hænge over din skulder eller tage en rød pen til det, fordi du ikke altid har et punkt B at gå med dit punkt A. Denne oversigt hjælper kun dig med at bestille dine tanker. Din oversigt kunne kun være punktpoint i rækkefølge:
- Støtte bloddrevet næste tirsdag.
- Bloddrev sparer liv.
- Alle blodtyper er nødvendige.
- Lav en aftale.
Tilføj noter til omridset, hvor detaljer giver mening:
- Støtte bloddrevet næste tirsdag den 25. september, kl. 08.00 - kl. 12.00
- Bloddrev sparer liv.
- Alle blodtyper er nødvendige.
- Lav en aftale, så du ikke behøver at vente. Opkald ____
Hold det kort og fokuseret
Begynd at skrive med din omrids og noter. Husk at notater er korte og fokuserede. Beskriv kortfattet, men i detaljer, hvad du vil have læseren til at gøre, hvorfor, hvordan en når. Angiv fordelene ved at handle. At få folk til at blive enige med det, du foreslår og gør som du bad om, er det ultimative mål om et overbevisende notat. Men for at overbevise folk om, at det, du foreslår, er en god ide, skal du give læserne grunde til, at de skal overholde. Fortæl folk hvad der vil blive opnået og giv de vigtigste fordele ved at gøre det, du spørger.
Rediger og omskriv
Tjek for grammatik og stavefejl. Mens ideen bag notatet er vigtig, tæller små ting også. Et notat vil være mere overbevisende, hvis det er velskrevet og frit for grammatiske og skrivefejl. Forretningsfolk har høje forventninger. Hvis notatet er overbevisende, men har mærkbare fejl, vil disse fejl reducere memoens virkning og effektivitet. Efter det første udkast skal du sætte det til side og komme tilbage til det om et par minutter eller et par timer afhængigt af hvor meget tid du har, før du skal sende den. Genindlæse notatet og foretage eventuelle ændringer, som du mener vil forbedre det.
For eksempel, hvis du tror, at det kunne bruge mere overtalelse, skal du lave lidt forskning for overbevisende fakta:
- Støtte bloddrevet næste tirsdag den 25. september fra kl. 8 til middag.
- Bloddrev sparer liv. I sidste år blev ____ blodpints brugt på vores lokalsygehus på grund af nødsituationer og transfusioner. Alt takket være blodgivere.
- Alle blodtyper er nødvendige.
- Ring ____ for at lave en aftale, så du ikke behøver at vente.
Bed om feedback først
Før du sender notatet, få feedback fra andre. Spørg et par personer, hvis meninger du værdsætter for at læse det, før du sender det ud. Spørg om de ville blive overbevist om at handle, og hvis ikke hvorfor. Lyt til eventuelle forslag og forsøg at indarbejde nyttige ideer i notatet. Et overbevisende notat tager normalt et par udkast, før det er godt nok til at blive distribueret.
