Et notat er en måde at kommunikere med andre på dit kontor. Notater rapporterer normalt om eller forklarer noget. De kan også lave en anmodning. Uformelle notater kan bruges til at rapportere om noget, der ikke er af stor betydning, eller præsentere oplysninger til et lille antal mennesker eller i en mindre formel indstilling. Når du skriver et uformelt notat, skal du være professionel og holde den kort og til det punkt. Et uformelt notat skal være omkring en side og indeholde de nødvendige oplysninger.
Placer firmaets brevpapir øverst på første side af det uformelle notat.
Anbring sætningen "Memo" lige under brevpapiret.
Angiv afsenderens og modtagerens navne samt dato og emne næste. Disse oplysninger skal være på separate linjer. For et uformelt notat skal du holde emnelinjen kort, men specifik, så læseren hurtigt kan bestemme, hvad notatet handler om. Hvis der ikke er nogen bestemt modtager, kan du aflade disse oplysninger.
Angiv formålet med notatet klart og specifikt i første afsnit. Prøv at gøre dette i en til to sætninger.
Skriv en kort diskussionssektion for at forklare hovedindstillingen eller anmodningen fra notatet. Fordi dette er et uformelt notat, kan du blot angive anbefalingen. Du behøver ikke at indeholde meget dokumentation, fakta eller andre oplysninger, fordi du vil være kort. Dette afsnit skal være koncist og til punktet og skal effektivt formidle punktet i notatet og fortælle læseren hvad de skal gøre næste gang.
Angiv klart, hvad læseren skal gøre næste i en kort henstilling eller lukkedel. Selvom notatet er uformelt, er det stadig vigtigt at formidle et klart punkt og en anbefaling.
Tips
-
Hold alt kort i et uformelt notat. Skriv kortfattet og tydeligt med så få ord som muligt.
