Et skriftligt forslag tilbyder altid at imødekomme et behov med en tjeneste, et produkt eller et projekt. For at lykkes, skal et forslag samtidig informere og overbevise sit publikum om ansøgers kvalifikationer, løsning og budget.Et efterspurgt forslag giver typisk specifikke oplysninger, som læserne anmoder om i en bestemt rækkefølge og format. Et uopfordret forslag skal nogle gange overbevise læserne om, at et behov endda eksisterer. Enten må et forslag have en overbevisende begyndelse, midt og ende. Skræddersy hver sektion af dit forslag til kortfattet at give, hvad dine læsere behøver at vide for at acceptere din foreslåede løsning med tillid.
Starten
Lav dit forslags "frontmate". Typisk består dette af et brev af transmittal, en titelside, en indholdsfortegnelse og et projektoversigt. Dit forslagssammendrag kan have form af et abstrakt eller en side executive summary fra 100 til 300 ord.
Start dit forslag med overskriften "Introduktion." Reveal dit forslags formål og se indholdet. Beskriv dit forhold til dine læsere eller med forskellige informationskilder. Kortfattet beskrive din løsning, især dens fordele, for at tegne dine læsere i.
Diskuter dit forslags "Baggrund." Angiv problemet og beskriv dit publikum. Demonstrere, at du har undersøgt problemet godt fra flere vinkler for at komme op med en sund løsning. Angiv klart dine lokaler og antagelser og definer eventuelle grundlæggende vilkår, som du bruger i forslaget.
Mellemøsten
Beskriv din "løsning." Vis dine læsere, hvorfor din løsning er den bedste måde at løse det presserende problem på. Diskuter fordelene ved din løsning overbevisende, helst ved hjælp af hårde fakta og tal for at støtte dine krav.
Beskriv "Approach" eller "Methodology", som du vil implementere din løsning på. Medtag oplysninger om, hvordan du vil sekvensere og styre arbejdet og sikre tilstrækkelig arbejdskraft og ressourcer til at levere kvalitetsresultater. Detaljer en skema, der angiver vigtige milepæle og kritiske kontrolpunkter, og en arbejdsplan, der viser deltagernes deltagelse gennem tiden.
Skriv dine "kvalifikationer" for at gøre dine læsere komfortable og sikre på dine evner. Giv bevis for, at du og dit team, hvis nogen, har erfaring og baggrund for at gøre jobbet godt.
Detaljer et "Budget", der indeholder alle de ressourcer, du har brug for, og deres tilsvarende omkostninger. Beregn de samlede omkostninger ved bestræbelserne, herunder arbejde, materialer, udstyr, forsyninger og så videre.
Ende
Slut med en "Konklusion", der gentager og fremhæver fordelene ved din løsning. Opfordre godkendelse opmuntrende, trygt og overbevisende. Tilbyde at give yderligere oplysninger efter behov.
Skriv dine "Referencer". Angiv de kilder, du brugte til at udvikle dit forslag.
Kompilere en afsnittet "Appendices", der består af supplerende dokumenter, der understøtter krav eller illustrerer erklæringer i dit forslag. Disse kan omfatte regneark, flowcharts, lignende projekter eller casestudier, genoptagelser, anbefalingsbrev, hvidbøger og så videre.
Tips
-
Dit publikums informationsbehov skal drive, hvad der skal medtages eller udelukkes fra dit forslag.
Led dine læsere fra bekymring over et problem til spænding om din løsning. Forudgå dine prisoplysninger med dine beroligende kvalifikationer, og følg det med en oversigt over din løsnings spændende muligheder og fordele.
Du har muligvis ikke brug for alle de ovennævnte afsnit og kan endda kombinere flere afsnit til en. Omvendt kan du oprette nye sektioner for at tilfredsstille dine læsers behov for at vide. F.eks. Tilføj en afsnit "Gennemsyn af litteratur" efter "Baggrund" for at beskrive arbejde, der er tæt knyttet til dit forslag; eller tilføj en "Kontrakt" sektion efter "Kvalifikationer" for at angive dine kontraktlige antagelser, forventninger eller undtagelser.
Formater dit forslag til nem læsning. Udarbejd hvert stykke for at begynde eller slutte med dit hovedpunkt, idet du reserverer mellemdelen for detaljer eller eksempler. Sørg for, at hvert afsnit ikke er mere end 10 linjer langt. Kursivisere eller understrege nøglepunkter og brug overskrifter og underpositioner for at hjælpe læserne med at lokalisere information hurtigt. Medmindre andet er pålagt, skal du bruge 10 til 12 point skriftstørrelse overalt.
Tjek dit forslag til stave- og grammatikfejl. Når det er muligt, få et nyt sæt øjne til at gennemgå dit forslag, før du udskriver og sender det.
Opret skabeloner og tilpass de relevante dele af vellykkede forslag i fremtidige forslag.
