Planlægningen af menneskelige ressourcer begynder med at bestemme arbejdsstyrkenes behov: niveauerne, positionerne og antallet af personer, organisationen skal udføre sine missioner og mål. Denne type planlægning sker normalt før virksomheden åbner sine døre for erhvervslivet. Faktorer som virksomhedens vækst, øgede indtægter, udvidelse til nye markeder og afgang fra medarbejdere kan også kræve yderligere personale. Når du sidder ved bordet med ledende lederskab, er det klogt at have et skriftligt forslag, der berettiger din anmodning om yderligere arbejdskraft.
Start med Essentials
Afhængigt af organisationens størrelse og kompleksiteten af din personaleplan skal din anmodning om yderligere personaleforslag have mindst fire grundlæggende afsnit:
- Executive Summary
- Behøver vurdering
- Metode
- Budget
Nogle forslag kan kræve yderligere sektioner, som f.eks. Projektevaluerings- og kommunikationsstrategi, men et plan for personaleplanlægning behøver måske ikke mere end de grundlæggende fire. Forslaget kræver input fra hele dit personale personale, fordi personale involverer rekruttering, medarbejderuddannelse og udvikling og kompensation.
Skriv en Executive Summary
Angiv formålet med dit forslag og identificer, hvem der leverede input. Opsummer indholdet og giv oplysninger om, hvordan du har til hensigt at udføre planen for yderligere bemanding. Læsere, der kun har adgang til resuméet, bør fuldt ud forstå de bagvedliggende grunde til anmodningen om yderligere bemanding. Også klart, hvordan du kom til den konklusion, at du har brug for flere medarbejdere, og hvordan budgettet dækker omkostningerne til at ansætte, træne, ombord og betale dem.
Eksempel:
ABC Company Human Resource Manager, indsæt navn, indsender dette forslag, dateret indsæt dato for at retfærdiggøre tilføjelsen af yderligere fem medarbejdere på tværs af to afdelinger: Corporate Sales and Accounting. HR-teamet undersøgte virksomhedens behov, vurderede det nuværende arbejdsmarked og anslog de samlede omkostninger til de ekstra medarbejdere. Detaljerne er angivet i dette forslag godkendelse af ABC Company executive ledelsesteam.
Beskriv dit ekstra arbejdskraftforslag
Beskriv grundene til, at virksomheden har brug for ekstra personale og forklare den metode, du brugte til at bestemme, hvor mange medarbejdere der skal udføre organisationens drift. Behovsanalysen vil sandsynligvis omfatte en gennemgang af virksomhedens nuværende personaleplan og når den blev gennemført. Det skal også angive de trin, du tog for at se på hver afdeling's nuværende ressourcer, og hvad du forventer vil være afdelingsmæssige fremtidige personalebehov. For eksempel kan din behovs vurdering omfatte beskrivelser af gennemsnitlig medarbejderdomstol, successionsplanlægning, medarbejderuddannelse og -udvikling samt slid og omsætning.
Beskriv din metode
Dette er processen, der blev brugt til at konkludere, at organisationen eller afdelingen har brug for yderligere personale. For hver enkelt af komponenterne i din behovsvurdering beskrives kilderne til dine oplysninger og hvordan du brugte disse oplysninger. For eksempel er gennemsnitlig medarbejderbesiddelse en simpel beregning:
- Gennemgå medarbejderpersonalfiler for udlejningsdatoer
- Beregn antal beskæftigede år
- Samlet år arbejdet
- Fordel summen af antallet af medarbejdere
For nogle afdelinger vil du måske undersøge individuelle ansættelsesforhold til at estimere slidnumre. Metoden bør også omfatte tilgængeligheden af arbejdstagere, fordi der ikke er nogen mening i at anmode om yderligere personale, hvis arbejdsmarkedet er sådan, at du ikke har chancen for at tiltrække kvalificerede ansøgere. Arbejdsmarkedets tilgængelighed afgør, om du har adgang til menneskelige ressourcer, som f.eks. Nærliggende skoler, der producerer kandidater eller et generelt arbejdsmarked inden for pendlingsområdet. Du kan også medtage i denne metode hvad der kan ske, hvis virksomheden ikke kan ansætte kvalificeret ekstra personale. For eksempel kan øget overarbejde for nuværende medarbejdere, tab af produktivitet eller salg eller lav medarbejdermoral, fordi den nuværende arbejdsstyrke bærer byrden for overdreven arbejdsbyrde, kunne resultere.
Foreslå et budget
Budgettet for ekstra personale er mere end bare, hvad medarbejderne tjener. Kompensation for hver medarbejder omfatter årsløn, plus omkostninger ved ydelser. I december 2017 angav US Department of Labor's Bureau of Labor Statistics kostprisen for den private sektors medarbejderkompensation 31,7 procent af lønningerne. Eksempelvis koster omkostningerne ved at ansætte en person, der tjener $ 50.000 om året, ca. $ 15.850, hvilket gør de samlede omkostninger for den ansatte $ 65.850 år. Fordele omfatter indbetalt fratrædelses-, forsikrings- og pensionssparebidrag. Der er også omkostninger til at rekruttere, træne og ombord på medarbejdere, som afhænger af tid og løn af medarbejdernes medarbejdere, der beskæftiger sig med ansættelsesprocessen. Mange organisationer baserer ansættelsesbeslutninger om omkostninger, så dit forslags budgetafsnit skal beskrive omkostningerne og grundlaget for dine fremskrivninger.
Saml det hele op
Afslutningen af dit forslag til supplerende medarbejdere skal angive tidslinjen, baseret på, hvornår du modtager godkendelse, fordi du ikke normalt kan finde frem til den nøjagtige dato, når du rent faktisk kan bringe folk ombord. Eventualiteter, såsom baggrundskontrol og kandidater, som har brug for ekstra tid til at give varsel til nuværende arbejdsgivere, kan medføre forsinkelser. Skynd ikke tidsrammen, inden for hvilken du kan medbringe yderligere personale.
