Du kan øge dine chancer for at få udstyr, software, forsyninger, personale eller andre ressourcer, du har brug for, hvis du fokuserer på deres fordel for din virksomhed, snarere end blot dig selv eller din afdeling. At bestemme, hvordan de nødvendige ressourcer vil medvirke til at reducere omkostningerne eller øge fortjenesten, vil hjælpe dig med at gøre et stærkt argument, når du beder om mere hjælp.
Find dit bly
Hoveddommen er åbningen, der fortæller læseren, hvorfor brevet er vigtigt. Beslut om den vigtigste erklæring, du vil gøre for at retfærdiggøre din anmodning om yderligere ressourcer og bruge det til at starte dit brev. Dette kan være en bred påstand, som f.eks. At de ressourcer, du anmoder om, vil bidrage til at øge salget eller reducere omkostningerne. Derefter yder du støtte til dit krav i brevets krop.
For eksempel, hvis du anmoder om ny software til en regnskabsafdeling, kan du starte dit brev med: "Jeg vil gerne anmode om to ABC-softwarelicenser til regnskabsafdelingen, som vil hjælpe virksomheden med at reducere antallet af tabte ordrer og øge virksomhedens indtægter. "Du vil så forklare, at softwaren vil give dig mulighed for at behandle og godkende nye kunders konti hurtigere, resultere i hurtigere overførsler af ordrer og hjælpe med at inddrive fordringer hurtigere.
Få hjælp
Skriv en liste over de personer, der vil have gavn af din anmodning, bortset fra dem, der direkte bruger ressourcerne. Hvis du for eksempel anmoder om ressourcer, der hjælper dig med at foretage hurtigere kreditkontrol af potentielle kunder, vil dette hjælpe din salgsafdeling med at undgå at miste kunder, der fortsætter med at handle for en anden leverandør, mens du afventer godkendelse. Kontakt salgsafdelingen og bede dem om tilladelse til at bruge deres påtegning af din anmodning. Se efter problemer, dine nye ressourcer vil løse og finde personer, der er ramt af disse problemer.
Kør numrene
Skriv en liste over, hvordan dine anmodninger vil spare firmaets penge eller øge salget. Selvom du anmoder om ressourcer til noget, der har en tilsyneladende immateriel fordel, kan du stadig finde økonomiske fordele. Hvis du f.eks. Vil have ressourcer til at starte et medarbejder wellnessprogram, skal du mødes med din HR-afdeling for at bestemme omkostningerne til virksomheden med fravær, sygesikringskrav, medarbejderomsætning, arbejdstageres erstatningskrav og andre produktivitetsforløb, som et wellness-program kan reducere eller mildne.
Liste de kvalitative fordele
Nogle fordele, som de ønskede ressourcer vil give, er måske ikke let kvantificerbare, men dine overordnede kan stadig se, hvordan de vil påvirke virksomheden positivt.Sådanne fordele kan omfatte forbedret medarbejdermoral, nedsat omsætning, øget kundetilfredshed, nedsat kundeafkast og forbedret produktivitet og effektivitet.
Vis omkostningsfordel
Hvis det er muligt, Afslut dit brev ved at vise cost / benefit-forholdet for din anmodning. Anfør alle de omkostninger, der er forbundet med din anmodning, og angiv derefter de kvantitative og kvalitative fordele, der giver dig de ønskede ressourcer. Skriv dit brev ved hjælp af "Fortæl dem, hvad du vil fortælle dem. Fortæl dem. Fortæl dem, hvad du fortalte dem, "format, begyndende med en stærk bly, understøtter den i brevets krop og afsluttes med en recap.
