Mange virksomheder bringer ind udenfor leverandører, når de har store projekter. Der er mange grunde til outsourcing af arbejdet, herunder mangel på personale, mangel på ressourcer og mangel på ekspertise til projektet. Når du vælger en perspektivleverandør, sender en virksomhed ofte en anmodning om information eller anmodning om forslag. Før du bestemmer hvilken type værktøj der passer bedst til din organisation, skal du overveje forskellene mellem de to.
Anmodning om information
Anmodninger om oplysninger, eller RFI'er, planlægger dokumenter. De er uformelle dokumenter og kræver normalt ikke engagement fra en af parterne. RFI'er er designet til at indsamle oplysninger om den potentielle sælgers selskab, evner, færdigheder og erfaring. Projekt detaljer og budget er typisk ikke inkluderet i denne type dokument. Den eneste gang denne type oplysninger er inkluderet er, hvis virksomheden leder efter en kortvarig leverandør til et lille projekt.
Anmodning om forslag
Anmodninger om forslag eller RFP'er er komplekse dokumenter, virksomheder skaber for at tiltrække bud og forslag fra eksterne leverandører. En RFP omfatter typisk projektets budget, tidslinje og kriterier samt virksomhedens mål og målsætninger. Det fokuserer på projektets specifikationer og omfang, og det virker at anmode om et detaljeret svar fra potentielle leverandører. Leverandør svar indeholder normalt oplysninger om sælgerfirmaet, den foreslåede pris og specifikke detaljer om, hvordan sælgeren vil udføre og styre projektet.
Processer
RFI'en bruges typisk alene til lavbudgetprojekter og som udgangspunkt for højt budgetprojekter. Det tager normalt flere uger at sende ud og modtage svar for denne type dokument, og typisk er mindre end 10 sider. RFP bruges til højt budgetprojekter, og er almindeligt oprettet i slutningen af projektets informationsindsamlingsfase. Det tager normalt flere måneder at sende og modtage sælger svar med denne type dokument, og det er normalt mindst 20 sider eller mere.
Fordele
Brug af en RFI er fordelagtig for små projekter med lav effekt. Dette dokument kræver ikke meget tid eller kræfter fra potentielle leverandører, da de ikke skal sende lange beskrivelser af projektoplysningerne tilbage. Virksomheder bruger derfor denne type dokument til at lære mere om omfanget af et stort projekt, inden man starter forslagsprocessen. Fordelen ved en RFP er, at den forbereder virksomheden til at gå videre med en leverandør og starte kontraktfasen.
Ulemper
Ulempen ved et RFI er, at sælgerne måske ikke er interesserede i at sende oplysninger, fordi de ikke ser den stiltiende forpligtelse fra virksomheden. Ulemperne ved RFP er de tidskrævende forberedelser, der er nødvendige for at sende det og modtage det. Hvis en virksomhed er usikker på projektets overordnede omfang og specifikationer, kan det være meget svært at skrive RFP, eller det kan resultere i uforudsigelige sælgerforslag.
