En anmodning om forslag (RFP) er den tidligste fase i en indkøbsproces eller processen med at opnå nødvendige varer eller tjenester. Forslagsindkaldelsen opfordrer potentielle leverandører til at fremsætte et forslag til den vare eller tjeneste, som din virksomhed har brug for. Denne anmodning om forslag gør købet af de nødvendige varer eller tjenester systematisk og konkurrencedygtigt og giver din virksomhed mulighed for at vælge den bedste løsning blandt kreative løsninger fra flere udbydere.
Beskrivelse
En anmodning om forslag er ikke blot en anmodning om et prisoverslag, men snarere en anmodning om en detaljeret rapport, der indeholder grundlæggende virksomhedsoplysninger og historie, finansielle data, tekniske evner, produktinformation og verificerbare kundehenvisninger. Forslagsindkaldelsen indeholder generelt detaljerede beskrivelser af det pågældende emne, projekt eller tjeneste for at få præcise svar fra udbydere. Forslagsindkaldelsen er normalt ikke åben for offentligheden, men sendes i stedet til en tidligere godkendt liste over potentielle udbydere.
Fungere
En anmodning om forslag tjener til at opnå nødvendige fakta og tal for at sikre sunde forretningsbeslutninger for komplekse projekter. Gennem RFP-processen skal virksomheder konkurrere om at give det bedste forslag til den pågældende vare eller tjenesteydelse for at vinde køberens forretning. Dette giver køberen mulighed for at undersøge flere muligheder for den bedste kombination af kvalitet, vilkår og service til den bedst mulige pris. Ansøgningsanmodningen bruges også til at opfordre leverandører til at komme med kreative løsninger på de forretningsproblemer, der præsenteres i RFP. Fordi anmodningen om forslagsproces kan være lang og trukket ud, bør den kun bruges, når det er nødvendigt for komplicerede projekter.
Fordele
En anmodning om forslag gør din interesse for indkøb til rådighed for forskellige udbydere og opfordrer udbyderne til at tilbyde deres bedste produkt eller service til deres bedste pris. Fra begyndelsen er potentielle udbydere opmærksomme på, at udvælgelsesprocessen er yderst konkurrencedygtig. RFP-processen kræver, at køberen angiver, hvad den planlægger at købe, og leverandørerne reagerer faktisk på anmodningen. Gennem en struktureret evaluerings- og udvælgelsesprocedure kan virksomheder og organisationer vise deres objektivitet i udvælgelsesprocessen.
Ulemper
RFP-processen har også sine ulemper. Fordi anmodninger om forslag kræver stor indsats hos både køber og leverandør, kan de være meget tidskrævende. Den tid og det arbejde, der kræves for at forberede dokumenter og planlægge møder, kan medføre forsinkelser. På grund af den tid og vanskeligheder, der er involveret i at reagere på en anmodning om forslag, kan nogle virksomheder beslutte ikke at deltage. At definere præcis, hvad virksomheden ønsker at købe kan være svært, og uklare krav resulterer ofte i utilfredsstillende forslag fra potentielle leverandører. Desuden kan forslag være lange og vanskelige for køberfirmaet at evaluere dem effektivt.
Nøgleelementer
Velskrevet ansøgningsforespørgsel skal indeholde flere nøgleelementer. Bortset fra grundlæggende elementer, som et resumé af den virksomhed, der skal udføres, en beskrivelse af de ønskede varer eller tjenesteydelser og detaljerede forretningskrav, skal anmodninger om forslag også indeholde oplysninger til leverandører om, hvordan man skal reagere. Oplysninger til leverandører bør indgå i, hvordan man skal henvende sig til køberen, evalueringsproceduren, der skal anvendes, ønsket forslag format, deadline, udvælgelseskriterier, der skal anvendes, kontaktoplysninger og den planlagte tidslinje for projektet.
