Ofte når en organisation søger udenhjælp til et projekt, udsender det en RFP, eller en anmodning om forslag. Entreprenører reagerer derefter på RFP og beskriver hvordan de kan hjælpe med projektet, og hvorfor deres firma eller team er den bedste mulighed for jobbet. For at kunne modtage de mest komplette svar og gøre det rigtige valg, skal RFP'er indeholde nogle grundlæggende oplysninger.
En RFP skal altid begynde med en introduktion og oversigt over den organisation, der udsteder anmodningen, og det problem eller projekt, hvor der er brug for hjælp. Indledningen er normalt ikke mere end et afsnit eller to, og skal også indeholde forfaldsdato for projektet og det foreslåede budget. Inkluderet disse oplysninger hjælper virksomheder med at træffe en beslutning om, hvorvidt de skal reagere på RFP.
Projektdetaljer
Den anden del af en RFP skal give detaljer om det specifikke projekt eller program. Giv specifikationer om projektets formål og struktur samt detaljer vedrørende teamet der arbejder på det, placering, plan og status. Disse oplysninger hjælper respondenterne med at forstå projektets sammenhæng; de kan derefter skræddersy deres svar til den anmodende organisations behov.
Anvendelsesområde
En RFP skal angive, hvilke tjenester du leder efter fra et eksternt firma. Dette serviceområde er nok den vigtigste del af RFP, da de svarende firmaer vil være meget omhyggelige med at udvikle forslag, der opfylder alle dine behov. Mens du skal inkludere specifikke opgaver, der er nøglen til at gennemføre projektet, skal listen over tjenester, der kræves, være temmelig generel, da hver respondentfirma har sin egen tilgang til projektet. At give de udenlandske firmaer en detaljeret beskrivelse af deres ideer og processer kan hjælpe dig med at træffe en mere velinformeret beslutning om det bedste firma til jobbet.
Budget
Mens nogle firmaer, der udsteder RFP'er, tøver med at inkludere budgetoplysninger, hvis du har et stramt budget, skal du inkludere det i RFP. RFP skal indeholde en sektion, der spørger virksomheder om, hvordan de planlægger at bruge budgettet, samt en sammenfatning af deres fakturerings- og betalingsbehov og -procedurer. Inkluder også oplysninger om den type kontrakt, du giver og kontraktens varighed.
kvalifikationer
Når du vælger et eksternt firma til at arbejde med din virksomhed, vil du have det bedste, mest kvalificerede firma, du har råd til. RFP skal indeholde et afsnit, hvor de svarende firmaer kan specificere deres kvalifikationer til jobbet. Hvis du er på udkig efter specifik erfaring, så spørg respondenterne om detaljerede deres færdigheder og erfaring inden for dette område. Desuden anmode om referencer, enten for virksomheden som helhed eller for de enkelte holdmedlemmer.
Evaluering og indsendelse
RFP'er skal indeholde en sammenfatning af evalueringskriterierne og anvisningerne for indsendelse af forslaget. Vær klar og specifik, med angivelse af dato og klokkeslæt for fristen, samt en bestemt adresse, hvor du vil modtage forslag. Hvis der er omstændigheder, der ville medføre øjeblikkelig diskvalifikation, så inkluder dem også.
