Email er en væsentlig del af mange job og virksomheder. Virksomhedskommunikation via e-mail gør et indtryk næsten lige så vigtigt som ansigt til ansigt kommunikation, og kan vare længere. Erhvervsmail skal altid afspejle professionalisme og have en forretningsformål. Det er nemt at falde i dårlige e-mail vaner, så konstant bevidsthed og årvågenhed vedrørende email-verbiage er nødvendige og afgørende for et professionelt forretningsbillede.
Emnefelt
Emnefeltet er lige så vigtigt som e-mailens krop. Det er en professionel overskrift til din e-mail-besked og har brug for ord, der afspejler det. Brug ordentlig grammatik i emnefeltet uden stavefejl og brug passende store og små bogstaver. Indsend formålet med din email i en kort, kortfattet sætning. "Om Winfield-projektet", "Få tilbage til dig om din konto", "Tid og efterspørgselssoftware Spørgsmål" er eksempler på forretningsmæssige emner for e-mail-meddelelser. Brug aldrig slang, foul sprog eller endda tilfældige sætninger som "Hej", "Hvordan går det?" Eller "Spørgsmål".
Hilsener og afmærkninger
Brug professionelle hilsener og sign-offs for at holde din elektroniske kommunikation i overensstemmelse med det professionelle forretningsbilde, du vil formidle via e-mail. Selvom du mailer en langvarig, velkendt forretningsforbindelse med hvem du har hyppig korrespondance, så hold dine hilsner og afmeldinger professionelt og høfligt. For nye og ukendte kontakter, brug "Kære Mr. Smith" og "Hilsen" til hilsen og tilmeldingen. For mere velkendte kontakter, "Kære Amy" og "Jeg sætter pris på det!" Er mere uformelle og stadig professionelle.
Formatering, vedhæftede filer og signaturfiler
Formatering i forretningsmail er unødvendig og kan få e-mailen til at blive fanget i spamfiltre. Brug vedhæftede filer med forsigtighed og kun med modtagerens forudgående kendskab og godkendelse, især store vedhæftede filer. Signaturfiler skal være så korte som muligt.
Sprog og tone
Sprog og tone i e-mail-kommunikation skal være så professionel som anden skriftlig kommunikation. Brug høflighed, god grammatik, staveord, ordforråd og tegnsætning. Brug fælles forretningssprog, ingen slang, skævhed eller tilfældige sætninger. Det er vigtigt at bruge en tankevækkende, venlig tone i e-mail. Skriv ikke email, når du er sur, forstyrret eller frustreret. Det kommer på tværs i tonen selvom det er utilsigtet. Vær så meget omhyggelig med email formulering som med telefon og ansigt til ansigt samtaler med forretningsforbindelser.
Email Don'ts
Skriv ikke tre afsnit, når et par sætninger er nok. Brug ikke e-mail til rant i vrede eller irritation eller disciplinere nogen. Send ikke e-mails i en fart - tag dig tid til at genlæse, stavekontrol og bekræfte modtagerens adresse inden afsendelse. Misbrug ikke carbon copy og blind carbon copy på e-mails. Brug ikke e-mail på arbejde til ikke-arbejde formål.
