Forslag breve kan tjene som vigtige værktøjer til at få nye kunder, starte nye projekter og vokse en virksomhed. Fra layout og design til det sprog, der bruges i dokumentet, skal virksomhedsledere overveje alle aspekter af et forslag, inden de sendes til den tilsigtede modtager for at maksimere dokumentets effektivitet. Ligesom åbningen af et sådant brev er afgørende for at få en læser til at læse hele indholdet, er de sidste få sætninger i et forslagsbrev også af særlig betydning, da det er de sidste ord modtageren vil læse, før det potentielt kan træffe en beslutning.
Skrive et effektivt forslag
At skrive et effektivt forslag brev er det nyttigt at begynde med at indsamle alle de relevante oplysninger, du planlægger at medtage i dokumentet. Dette kan omfatte statistikker, budget tal, datoer, definitioner og din virksomheds legitimationsoplysninger. Du kan også ønske at starte med en oversigt, som er et skriveværktøj, som kan hjælpe dig med at planlægge de forskellige kategorier af dit forslag.
Indførelsen af dit forslag skal gnide læsernes interesse og vil sandsynligvis indeholde nogle grundlæggende oplysninger om din virksomhed og hvorfor det er kvalificeret til at udføre den pågældende opgave. Introduktionen kan også indeholde et bredt overblik over forslagets emne, så modtagerne forstår, hvad de skal læse, og hvorfor de skal fortsætte med at læse. Nogle forslag kan også starte med et resumé, hvilket er et kort overblik, der opsummerer de vigtigste punkter i forslaget. Resuméet er nyttigt for modtagere, der har kort tid, men ønsker at få en fornemmelse af, hvad forslaget handler om.
De vigtigste dele af dit forslag vil variere afhængigt af projektet, men kan omfatte afsnit, der diskuterer projektets budget eller priser, den foreslåede tidslinje for projektet og de risici, der er forbundet med projektet. Du kan også diskutere de materialer, der kræves for at gennemføre projektet, arbejdskraften eller typerne af arbejdere, der er nødvendige for at gennemføre projektet og de forventede indtægter eller ledninger, der genereres af projektet.
Det er vigtigt at skræddersy dit dokument til dit specifikke publikum, mens du skriver et forslag. Sproget, du bruger, varierer afhængigt af publikums ekspertise, såvel som hvor kendte de er med de tekniske aspekter af projektet.
Før du sender forslaget til en læser, skal du altid omhyggeligt redigere dokumentet og fjerne eventuelle stavefejl, grammatiske fejl og fejlagtige unøjagtigheder. Typografier og andre fejl kan opfattes som uprofessionelle og kan resultere i, at forslaget afvises.
Lukning af et forslagstavle
Konklusionen af et forslag er et kritisk element i det overordnede dokument. Når modtageren er færdig med at læse forslaget, skal de sidste par sætninger eller afsnit holde sig i hendes tanker. En effektiv konklusion kan hjælpe med at forsegle aftalen og føre læseren til at drive forretning med din virksomhed. Mens andre dele af forslaget også er vigtige for at få godkendelse til at gå videre, er det fornuftigt at bruge ekstra tid på de sidste par sætninger for at sikre, at forslaget er overbevisende.
I konklusionen skal du overveje at genvinde forslagets overordnede punkter for at understrege de store begreber, pas på ikke at gentage ordlydende, hvad du allerede har skrevet. Dette endelige resumé skal give en analyse eller forklaring, der forbinder alle hovedpunkterne. Du kan også opmuntre modtageren til at fortsætte samtalen ved at tilbyde at besvare eventuelle langvarige spørgsmål eller for at diskutere ideen i større dybde på et senere tidspunkt. For eksempel kan du skrive: "Lad mig vide, hvis du har yderligere spørgsmål - jeg vil gerne svare dem." Nogle effektive forslagsbrev slutter også med en opfordring til handling, hvilket kan skabe en følelse af uopsættelighed og en grund til, at modtageren skal gå videre med forslaget. Et eksempel på en opfordring til handling er: "Kom i gang på dette projekt i dag ved at kontakte vores team."
