Hvis du arbejder i forretningen til forretningsområdet, er det sandsynligt, at du bliver forpligtet til at udvikle et forretningsforslag eller et forslag til brev på et eller andet tidspunkt. Dette er et dokument, der bruges til at tilbyde dine organisations produkter eller tjenester til et prospekt baseret på definerede parametre som omfang, omkostninger, tidslinje og budget.
Hvad er et projektforslag? Også kendt som et forretningsforslag eller forslagsbrev, har dette dokument normalt et bestemt format med bestemte krav, der varierer afhængigt af din branche. Imidlertid er hovedformålet med et forslagsbrev altid at bevise udsigten til, hvordan din virksomhed kan hjælpe med at løse de problemer, de står overfor.
Hvad er et forslag brev?
Forslag breve kan enten opfordres af en virksomhed eller komme uopfordret. Anmodningen kan være så simpel som et perspektiv, der beder om et forslag efter et salgsopkald eller være en formel proces kaldet en RFP, eller en anmodning om forslag. Denne proces involverer normalt flere organisationer, der sender konkurrencedygtige forslag til at vinde forretningen af udsigten. Baseret på branchen og typen af RFP skal forslaget dække specifikke krav, der fremgår af udsigten.
Ved behandling af uopfordrede forslag eller uformelle anmodninger er der ingen formelle retningslinjer, du skal følge. Det er dog vigtigt at udarbejde et dokument, der svarer til de spørgsmål, du måtte have på en klar og præcis måde. Selvom der ikke er nogen formelle krav i disse tilfælde, er det stadig vigtigt at følge en logisk struktur og dække de kritiske aspekter af din virksomhed og hvordan det løser de problemer, som udsigten handler om.
Et forretningsforslag eller forslag brev skal indeholde følgende kriterier, uanset industri og proces:
- Brevbrev
- Titel side
- Indholdsfortegnelse
- Resumé
- Et overblik over det problem, udsigten står over for
- Forslagets mål eller mål
- Hvad gør din organisation kvalificeret til at håndtere problemet
- Omfang, herunder pris og tidslinje
- Et opfordring til handling
- Kontakt information
Gennemfør forskning inden du starter dit forslag
Før du begynder at skrive væk, er det vigtigt at samle alle relevante oplysninger på ét sted. Prøv at finde ud af, hvem der vil læse forslaget, og om han er beslutningstageren. Skræddersy dit forslag til dit publikum, så du giver alle de oplysninger, som de vil se.
Find ud af, hvilken slags smertepunkter udsigten står over for. Etablere, hvordan din organisation er bedst egnet til at løse deres problemer i forhold til din konkurrence. Angiv elementer, der adskiller dig fra lignende virksomheder, som udsigten kan tale om.
Undersøg om udsigten har et budget eller en tidslinje i tankerne, og sørg for, at dine interne ressourcer er tilpasset for at opfylde disse krav. Når du har valgt, hvilke af dine tilbud der vil være mest anvendte til din udsigt, skal du beregne dine interne udgifter, før du citerer dem en pris.
Giv projektets omfang
At redegøre for projektets omfang er en vigtig del af forslaget til skriveformat. At have disse nøgleoplysninger skrevet ned giver dig en start på at skrive dit forslag. Tag dig tid til at udarbejde de vigtigste detaljer om omfanget. Det første element er at finde ud af, hvem der skal gøre arbejdet i din organisation, hvem vil klare processen og hvem vil være det vigtigste kontaktpunkt for din kunde.
Derefter skal du konstatere, hvad der skal gøres for at hjælpe kunden med at håndtere deres smertepunkter. Skitsere de trin, din organisation vil tage, og den proces, du vil bruge til at løse prospektets problemer. Du skal også angive de metrics, som din organisation vil bruge til at måle succesen af resultatet.
Endelig skitsere tidsplanen så meget som muligt og give milepæle dit firma vil ramme for at afslutte projektet senest den dato, du har foreslået. Vær generøs ved at estimere din tidslinje og regne med eventuelle uforudsigelige problemer, der måtte opstå. Dette er at give din udsigt en realistisk redegørelse for, hvad du kan levere til dem.
Start med introduktions- og sammendrag
Indførelsen af dit forslag brev skal indeholde oplysninger om dit firma og mærke, med en vis baggrund om, hvem du er og hvad du gør. Hvis du skriver forslagsbreve ofte, kan du måske udvikle boilerplate-tekst om dit firma, som du kan genbruge hver gang.
Resuméet skal indeholde de relevante punkter i dit forslag. Mens du ikke bør forsøge at opsummere ethvert aspekt af dokumentet, skal du medtage oplysninger om, hvorfor dit firma har ret til jobbet, og hvordan du hjælper med at styre udsigternes smertepunkter.
Udvikle forslagets krop
Forslagets krop skal indeholde detaljerne i det problem, som din udsigt står overfor. For at demonstrere din forståelse af deres problemstillinger, gå ind i deres landskabs detaljer og de vanskeligheder, de ser på daglig basis. Dette hjælper med at vise din udsigt til at du er velbevandret i de områder, der betyder noget for dem.
Skitsere målene for dit forslag. Dette vil primært være at vise udsigten til, at du mener at hjælpe dem med deres forretningsproblemer gennem de produkter eller tjenester, du tilbyder. Giv detaljer om, hvad der gør din virksomhed anderledes end dine konkurrenter, og hvorfor du er bedre egnet til at arbejde med udsigten end de er. Dette kan omfatte tale om andre organisationer, som du har arbejdet med, viser eksempler på tidligere projekter og giver detaljer om din viden og ekspertise.
Giv specifikationer og antagelser
Medtag det omfang, du har skitseret med specifikke priser og tidsplaner. Din virksomhed kan muligvis ikke kende alle detaljerne til udsigtenes krav, så du må muligvis tage et par ting, som deres interne budget og tidslinjebegrænsninger. Du kan inkludere disse forudsætninger i forslaget og endda give et par muligheder. Du kan f.eks. Give estimater for en fire ugers omløb, en seks ugers vendingstid og en otte ugers vendingstid med tilsvarende prissætning for hver tidslinje.
Luk med et stærkt argument
Din konklusion for forslaget bør indeholde et hurtigt resumé af de oplysninger, du har givet udsigten til. Tak dem for at tage tid til at overveje det forslag, du har fremsat, og give dem information om, hvad de skal gøre næste gang. Det er afgørende at medtage et opfordring til handling i dit forretningsforslag. Dette kan omfatte at kalde dig til at diskutere forslaget yderligere eller oprette et møde for at underskrive aftalen. Endelig indeholder oplysninger om, hvordan de kan kontakte dig, med et par muligheder som e-mail, telefon og hjemmeside.
Følg de bedste praksis
For at gøre dit forslag lettere mere effektivt, send med nogle supplerende dokumentation. Dette kan omfatte casestudier af dine tidligere kunder, udtalelser fra glade kunder og regneark med statistikker, der viser din succesrate.
Vær sikker på at skrive dit forslag på firmaets brevpapir og få det designet af en grafisk designer, hvis du har de tilgængelige ressourcer til dig. At være opmærksom på det visuelle element kan hjælpe din virksomhed med at skille sig ud fra konkurrencedygtige forslag, som udsigten kan modtage.
Glem ikke at følge op
Selvom det ikke er direkte del af forslagets brevdokument, er et af hovedelementerne ved at sende et forslag at følge op med udsigten. Ring eller email dit prospekt efter et par dage efter at have sendt forslagets brev for at finde ud af, om de har spørgsmål eller feedback vedrørende dokumentet. Tilbud om at præcisere de elementer, som de måtte have brug for yderligere oplysninger om. Ved at følge op hjælper du med at dyrke et stærkt forhold til udsigten.
