De fleste, der arbejder, bliver bombarderet dagligt af endeløse e-mails. Mange af disse e-mails bliver hurtigt scannet og slettet, hvis de endda åbnes overhovedet. Når du sender en forretnings email til en kollega, en medarbejder eller en klient, vil du ikke have det til at ende i kassens bunke. At fortælle dig virksomhedens e-mail-format kan gøre forskellen mellem at have din email læst og få den dumpet i den virtuelle papirkurven.
Hvad er Business Email Format?
Virksomhedsemailformatet er god praksis for at sende enhver form for korrespondance på vegne af din virksomhed. Det giver en formel struktur, der hjælper dig med at formidle din besked og få et svar.
Elementerne i en forretningsmail omfatter:
- Detaljeret emnelinje. Brug en emnelinje, der opfordrer læseren til at åbne din email. Jo mere specifik du er, desto bedre. Medtag et par ord om, hvad e-mailen handler om - Møde næste uge for at diskutere forslaget - snarere end et vagt ord, som Hej. At være specifik hjælper med at forhindre din e-mail fra at blive fanget i et spamfilter, og det skal aldrig gøres til modtageren i første omgang.
- Professionel hilsen. Hvordan du hilser personen afhænger af dit eksisterende forhold, hvis du har en. Hvis du når ud til en ny eller har en højere stilling, er det hensigtsmæssigt at bruge en mere formel hilsen som Kære Mr. Jones. Hvis du har arbejdet med denne person før og har et mere afslappet forhold, er det okay at bruge personens fornavn, som Hej kim Sørg for, at personens navn er stavet rigtigt, og e-mail-adressen er korrekt.
- Kortfattet besked. Kropsdelen af virksomhedsemailen skal være direkte og til det punkt. Den person, der læser den, har ikke altid meget tid, så gør det ikke for lang og detaljeret. Brug korte sætninger og afsnit, og angiv kun relevante oplysninger. For eksempel en sætning eller to om hvorfor du gerne vil mødes og de foreslåede tider. Dette gør det også lettere for folk at læse meddelelsen på deres telefoner, hvilket er hvor de sandsynligvis vil åbne e-mails. Sørg for at bruge grundlæggende emailformatering, selvom du er fristet til at bruge mange farver eller emojis.
- Underskrift. Når du sender en virksomhedsemail, er det altid en god idé at lukke med en e-mail-underskrift. Medtag dit navn, jobtitel, firma og kontaktoplysninger. Det kan også indeholde links til dine sociale medier eller hjemmesider, hvilket gør det nemt for modtageren at få adgang til dem. Bare ikke med så meget information, at det ser rodet ud. Din underskrift kan forhåndsprogrammeres i dine e-mailindstillinger, så det medtages automatisk på alle e-mails, du sender.
Hvorfor du behøver at vide forretningsmailformat
En forretningsmail er stort set ligesom enhver anden forretningsbrev, men sendes elektronisk. Og ligesom enhver virksomhedsbogstav skal du sørge for at bruge det rigtige format, så du kommer på tværs af professionelle som muligt. Du ønsker ikke at sende en email, der er for afslappet eller upersonlig, især for en vigtig forretningsforanstaltning.
E-mail-formatet til virksomheden giver en nem struktur, som kan tilpasses enhver virksomheds email. Det er designet til at fortælle modtagere præcis, hvad meddelelsen handler om, og opfordre dem til at åbne e-mailen og læse den. Forretningsmailformatet giver dig også mulighed for at være formel eller afslappet, afhængigt af modtageren. Bliv altid professionel og venlig i din email. Skriv på en måde, der opfordrer modtageren til at læse din besked og svare på din anmodning.
Du repræsenterer din virksomhed med hver e-mail, du sender. At lære forretningsmailformatet kan hjælpe dig med at få et godt indtryk både på dem, du arbejder med og dem, du gerne vil arbejde med.
Eksempel på Business Email Format
Den nøjagtige måde, hvorpå du formaterer din virksomheds e-mail, afhænger af din personlighed, hvad e-mailen handler om, og til hvem du sender den. Følg dette grundlæggende forretningsmailformat:
Emne: Gennemgå Summer Marketing Plan
Hej sam
Vedhæftet er sommeren markedsføringsplanen jeg sat sammen. Jeg vil sætte pris på det, hvis du kunne gennemgå det og lade mig vide, hvis du har nogle forslag.
Vil du have tid til at gå over dette med mig næste tirsdag eller onsdag?
Tak skal du have,
Jenny
titel, firmanavn og kontaktoplysninger
Som altid skal du gennemgå stavning og grammatik, inden du klikker på send.
