Skrivning i forretningsformat adskiller sig fra andre typer skrivning. Retningslinjer er mere stive, og den stil du skriver ind er normalt forudbestemt. Målet når du skriver i forretningsstil er altid at blive professionel. Meget af det skrift, du gør, vil være for eksisterende eller potentielle kunder, kolleger eller overordnede. Nogle af disse dokumenter kan påvirke, hvor godt du eller din virksomhed udfører, så det er vigtigt at følge retningslinjerne.
Brug blok, modificeret blok eller halvblokformat, når du skriver et forretningsbrev. Blokformat bruges mest. I dette format er alt retfærdigt og enkelt-spaced, med undtagelse af et dobbeltrum mellem stykker.
Skriv dit dokument til publikum. Fokuser på deres behov og interesser i stedet for jeres. Tænk på, hvad læserne har brug for at vide og bestemme den rigtige måde at videresende oplysningerne til de specifikke læsere.
Brug en formel tone, når du skriver til overordnede eller klienter. Brug kun en uformel tone til notater eller e-mails til medarbejdere.
Fremhæv de positive oplysninger og fokus på fordelene for læseren. Dette er især vigtigt, når du skriver et brev, der indeholder en negativ besked.
Skriv tydeligt og kortfattet. Du kan gøre dette ved at holde afsnit korte, ved at angive vigtige oplysninger i begyndelsen af dokumentet og afsnit og ved at bruge lister, når det er muligt. Dette hjælper dine læsere, som normalt presses til tiden, finde de vigtige oplysninger, selvom de kun skinner dokumentet.
Prooflæse dit dokument for at sikre, at det er fri for stavefejl, grammatik og tegnsætning. Eventuelle fejl i din skrivning kan få dig til at virke uprofessionelt eller uforsigtigt.
Tips
-
Generelt er det okay at bruge ordene "jeg" og "dig" i et forretningsdokument. Vær dog forsigtig, når du bruger ordet "vi", fordi det gør dine ord til en refleksion over hele virksomheden.
Brug altid et kolon, ikke et komma, efter hilsen i et forretnings brev.
