Fuld overholdelse af selskabets vedtægter betyder, at du skal afholde bestyrelsesmøder, som disse love foreskriver. Medlemmerne har kontrol over handlinger bestyrelsen tager på disse sammenkomster, men de har meget mindre at sige om, hvordan møderne fortsætter. Protokoller af møderne, der er fortolket af domstole som juridiske dokumenter, er så betydningsfulde, at som forretningsrådgiver Carter McNamara siger det, "… hvis det ikke er i protokollen, skete det ikke."
Find ud af, hvad der foregår på et typisk bestyrelsesmøde ved at gennemgå en prøveagenda hos Management Help. Tilpas denne dagsorden for at passe til virksomhedens kultur og formål. (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Udnævne en person - sædvanligvis bestyrelsessekretæren - at tage minutter fra mødet. Protokollen skal indeholde de oplysninger, der anbefales af McNamara: Virksomhedens navn, dato og tidspunkt for møde, hvem indkaldte mødet til ordre, deltagerne, de fremsatte forslag, interessekonflikter, der forhindrer en deltager i at stemme, afstemninger fra afstemningen og begrundelsen, når mødet sluttede og hvem forberedte protokollen.
Bestem om et quorum - det mindste antal medlemmer, der er nødvendige for at handle - er til stede. Som Chicago advokatkomitéen for borgerlige rettigheder i henhold til lovhåndbogen foreslår, skal du kontrollere vedtægterne for at finde ud af, hvor mange medlemmer der er nødvendige for et quorum. I de fleste virksomheder vil et simpelt flertal gøre. For eksempel ville et bestyrelse med ti medlemmer have et quorum, hvis seks var til stede.
Har bestyrelsesformanden ringe til mødet for at bestille, som i eksempelprotokollen fra Management Help. Sekretæren skal deltage ved at kalde navnene på bestyrelsesmedlemmer, der reagerer højt, hvis de er til stede.
Spørg om bestyrelsesmedlemmer gennemgå minutter fra det foregående møde, og hvis der foreslås ændringer. Så spørg andre medlemmer, hvis de er enige med ændringerne. Bemærk aftale og uenighed. Dernæst stemme om, hvorvidt ændringerne skal foretages. Hvis flertallet stemmer ja, meddeler, at ændringerne vil blive foretaget og sendt til alle medlemmer til godkendelse på næste møde.
Bed udvalgsformændene om at rapportere om begivenheder siden sidste møde. Bemærk, hvordan prøven minutter McNamara refererer til, viser medlemmer, der beskriver møder eller begivenheder, de har deltaget i.
Afstem på beslutninger truffet af bestyrelsesmedlemmer for at udføre en opgave. Eksempler på motion er at ansætte en konsulent til at skrive tilskud, godkende tjeklister og årsregnskaber og endda sende gaver til medarbejdere, der er ude syge.
Har bestyrelsesmedlemmerne rapporteret om "ny virksomhed" eller kommende arrangementer. Deltager de i konferencer andre deltagere bør vide om? Eller spørger de råd om et bestemt problem?
Afbryd mødet og meddel det tidspunkt, hvor den blev afbrudt. Angiv datoen, tidspunktet og placeringen af det næste møde. Angiv, om bestyrelsen fortsætter med at møde i "executive" -session, hvor ikke-bestyrelsesmedlemmer ikke er tilladt.
