At skrive et formelt brev er skræmmende. At skrive et formelt brev til din chef kan føle sig udenfor dette skræmmende. Uanset om det er at anmode om fridage eller byde på din opsigelse, er det en god færdighed at lære, når du går ud i arbejdslivet. At holde en skabelon i tankerne hjælper dig meget undervejs.
Tænk over din hensigt
Hvad er dit fokus her? Hvad vil du have dit slutresultat til at være? At være klar med dig selv, ikke kun hvad du vil sige, men hvorfor du skal sige det hjælper, når du skriver til din chef. Det er vigtigt at være ærlig om, hvad du vil formidle.
Dine kontaktoplysninger
I øverste højre hjørne skal du placere alle dine kontaktoplysninger. Det skal ligne følgende:
- Navn
- Virksomhedens adresse.
- Din direkte firma telefonlinje.
- Email adresse.
Dette gør det meget klart, hvem du er og hvem din direkte vejleder er eller dit team.
Din chefs kontaktoplysninger
Direkte på tværs af dine kontaktoplysninger, placer din chefs kontaktoplysninger i samme format som ovenfor, som følger:
- Navn
- Virksomhedens adresse.
- Hans direkte firma telefonlinje.
- Email adresse.
Dato brevet
En linje under kontaktoplysningerne, dato brevet. Det skal være dateret den dag, du ønsker at forlade det til din chef, ikke den dag du begyndte at skrive dit brev. Dette giver også mulighed for en tidsramme for et svar.
Åben med en hilsen
Lige under datoen, læg hilsen, "Kære Mr./Ms./Dr. chefens navn med et komma direkte efter. Skriv præcis, hvordan din chef foretrækker at blive behandlet.
Første afsnit
Begynd med at opsummere hvem du er. Uanset om din virksomhed er stor eller lille, er det den rigtige måde at identificere dig på. Din jobtitel, din nøjagtige afdeling og hvor længe du har været hos virksomheden. Dette er også her, hvor du klart angiver formålet med at skrive dette brev til din chef, for eksempel: "Jeg skriver dette brev for at anmode om lægehjælp, der begynder seks uger fra nu, fra 15. maj til 5. juni."
Andet afsnit
Her er hvor du kød ud den erklæring, du lavede i ovenstående afsnit. Fortsat med eksemplet om at få brug for lægehjælp, kan du skrive noget som: "Min grund til den medicinske orlov er at have en medicinsk manderet operation. Jeg har fem uger af betalt orlov til rådighed. Må jeg tage min betalte orlov i fuld samt en anden uger med ubetalte fridage? "Det er afgørende at bruge den korrekte tone i dit brev. Du vil aldrig komme på tværs som krævende, men spørgsmålstegnende og informativ. I sidste ende vil du have din chef til at føle, at du respekterer deres stilling og myndighed til at bestemme, hvad der er tilladt. Det er også vigtigt at tilføje, at du er åben til at tale om sagen personligt, eller på nogen måde er det lettere for dem at kontakte dig.
Tredje afsnit
Kort sagt, tak din chef for sin tid i at læse dit brev.
Luk med din underskrift
Sign-off med en høflig og professionel lukning. "Med venlig hilsen" og "Venlig hilsen" efterfulgt af et komma er begge gode, standardvalg. Forlad et stort mellemrum og indtast dit navn, så når det er trykt, kan du underskrive brevet i det pågældende rum.
Uanset hensigten om dit formelle brev til din chef skal du sørge for at skrive det i god tid, hvis det er tidsfølsomt. Uanset om du forlader din virksomhed midlertidigt eller udbyder din opsigelse, er du hurtig og høflig.
