Når du accepterede dit job, diskuterede human resources afdeling eller din vejleder din tidsplan, og chancerne er du enige om de timer, de tilbød. På det tidspunkt, hvor du accepterede tidsplanen, havde du sandsynligvis ingen måde at vide, at dine forhold ville ændre sig, eller at du simpelthen ikke ville kunne komme på arbejde på det tidspunkt, som du var enig om. Hvis du har været konstant sent, eller hvis dine personlige forhold kræver, at du rapporterer til arbejde på et senere tidspunkt, er det en god idé at spørge din vejledende skriftligt til en senere starttid. Indsendelse af en skriftlig anmodning opretter en formel rekord af din anmodning, hvis din anmodning nægtes, eller hvis din tidsplan ændres, og du har brug for bevis for det.
Brug det formelle bogstavformat til meddelelsen om sene tilladelser
Fordi dette er en formel anmodning, skal du skrive din skriftlige anmodning i det rigtige brevformat. Virksomhedskorrespondance er typisk i blokformat, hvilket betyder, at stykkerne er flush med venstre margen; Indsæt ikke afsnit. Datoen for dit brev, adressatens navn og adresse, emnelinje, krop og afsluttende hilsen er også flush med venstre margen. Din emnelinje skal indeholde dit navn, stilling og medarbejdernummer, hvis det adskiller sig fra dit socialsikringsnummer - af sikkerhedsmæssige årsager må du ikke medtage din sociale sikring i et brev, der kan lande på skrivebordet af en person, der ikke behøver at vide det. Derudover skal du bruge hvidt eller offwhite papir til dit brev, en skrifttype som Times New Roman eller Calibri, og underskrive dit navn i blæk, inden du giver din vejledende og medarbejderafdelingen deres kopier.
Hvis dit kontor er stort set papirløst og kommunikeres via e-mail, kan du forberede en kommende mail til sene til arbejde i stedet. Holde sproget formelt, eller forbered din forespørgsel som et brev og vedhæft det til en e-mail i stedet.
Angiv din anmodning direkte
I stedet for at læseren skal scanne hele brevet, før hun kommer til din egentlige anmodning, angiv anmodningen i første afsnit i dit brev. For eksempel kan du skrive: "Jeg begyndte at arbejde i indkøbsafdelingen som en agent på entry level den 14. juni 2013 og den 14. juni 2018 blev forfremmet til senior indkøbsagent. Min nuværende arbejdsplan er fra klokken 8 indtil kl. 17.00, mandag til fredag. Formålet med dette brev er at anmode om en ændring af skemaet, så mine timer bliver kl. 9 til kl. 18.00"
Må ikke være sent
Indstil din forespørgsel i en positiv tone, og undgå at bruge ordet "sent". Hvis du anmoder om en permanent ændring af skemaet, beder du om forskellige timer, ikke tilladelse til at være sent hver dag. Og du beder ikke om, at din vejleder reducerer din arbejdstid med den tid, du er sen til at arbejde. Hvis din anmodning er for en endelig periode, angiv det ved at angive: "Formålet med dette brev er at anmode om en ændring af skemaet, så fra kl. 1 til 30. april indsæt år bliver mine timer kl. 9 til kl.
Giv en ærlig grund
Selv om det også er en god praksis at være ærlig med din arbejdsgiver, hvis du anmoder om at komme ind en time senere, fordi du ikke er en morgenperson, og du bare ikke kan klare det på tide, kan du måske genoverveje det som et rimeligt grundlag for din anmodning. Men hvis din grund er, at du har personlige eller familieforpligtelser, der bedre kunne tjent, hvis du har ekstra tid til at komme på arbejde, angiv det. Du behøver ikke at være for personlig; Hvis du f.eks. optager dit barn fra dagpleje eller carpooling med din ægtefælle, synes det at være et rimeligt grundlag for anmodningen. Du er dog dommeren baseret på, hvad dit forhold er hos din vejleder eller leder, og om de faktisk behøver at vide den specifikke grund til, at du vil have en tidsplanændring.
Gør det værd for arbejdsgiverens stund
Hvis din anmodning er fordi du har været konstant sent, og du mener at komme i en time senere end din typiske tidsplan, hjælper du med at rapportere til arbejde på tid, være ærlig over dine udfordringer med at komme i gang til tiden. Foreslå, at din deltagelse kan forbedre betydeligt, hvis du havde en anden tidsplan. Dette er en måde at løse et aspekt af din jobindsats på, og du kan nævne i dit brev, at du forsøger at være proaktiv med at forbedre din præstation ved at løse problemet med deltagelse. For eksempel kan du starte sætningen: "Jeg tror, at den nye arbejdstid vil have følgende positive virkninger på virksomheden …"
Yde forsikringer
Du kan føle behovet for at forsikre din vejleder om, at din tidsplanændring ikke vil påvirke afdelingens drift negativt eller din evne til at håndtere arbejdsbyrden. Måske har du sporet kundens opkald, du modtager, og bemærker, at stort set alle dine kunder kalder efter kl. 9, så kan du tilføje til dit brev, at du har overvåget toppe i kundesamtaler, og at tidsplanskiftet kan gavne organisationen. I dit brev kan du også oplyse, at du ikke forudser nogen udfordringer for at udføre alle dine tildelte opgaver, hvilket giver yderligere sikkerhed for, at du har tænkt dette igennem og er sikker på, at tidsplanændringen ikke vil medføre problemer.
Opfølgning
Det sidste afsnit i dit brev til forsinket ankomst til kontoret skal genoprette din anmodning, og hvis tidsplanskiftet er en permanent, foreslår du den dato, hvor du ønsker ændringen skal træde i kraft. Spørg om der er ekstra papirarbejde, du skal færdiggøre for at gennemføre tidsplanskiftet. Dette sætter på HR-afdelingen eller din vejleder at give dig et svar, i det mindste om papirarbejde. Også, når den skrives på denne måde, lyder det mere positivt end et brev, der tyder på, at du er i tvivl om, at anmodningen vil blive godkendt. Tak HR-afdelingen og vejlederen for deres overvejelse og lad dem vide, hvornår du vil følge op for at få godkendelse.
