At skrive et brev til at nægte en formel invitation kan være vanskelig. Det er nødvendigt at reagere, så den person eller virksomhed, der inviterer dig, ved, at de ikke bør forvente dig. Udfordringen kommer med at skrive brevet på en sådan måde, at den ikke fornærmer eller få den anden part til at tro, at du bare forsøger at komme ud af deres begivenhed. Omhyggelig ordlyd og et kæmpe øje mod detaljer vil sikre, at modtageren modtager meddelelsen i den ånd, der er beregnet.
Start dit afslag brev med en hilsen. Bestem, hvordan du vil adressere modtageren. Hvis dette er virkelig formelt, og du ikke har et dagligt forhold til personen, skal du kontakte ham som en "Mr." eller "Mrs." Brug kun fornavnet i et formelt brev, hvis du er sikker på, at dette er acceptabelt.
Være ærlig. Udfyld ikke ekstravagante historier, der forklarer hvorfor du ikke kan deltage. Fortæl sandheden på den mest koncise måde. Forklar i en sætning eller to årsagen til, at du ikke vil være til stede. Brug ord som "beklageligt" eller "desværre" for at indikere, at du ønsker at situationen kan være anderledes.
Udtryk din taknemmelighed for invitationen. Tak modtageren for at tænke på dig. Dette sikrer, at du ikke fjernes permanent fra listen for fremtidige begivenheder.
Luk dit brev ved at udtrykke bedste ønsker til modtageren. Lad ham vide, at du håber, at hans begivenhed går godt.
Luk brevet med en "Med venlig hilsen" eller tak bare modtageren igen. Skriv dit navn med en pen. Dette viser, at du personligt tog tid på brevet. Et trykt navn er for generisk og kan få værten til at tro, at du er for travl til at tage tid til at reagere korrekt på hans invitation.
Læs brevet højt. Sørg for at den har den tone, du ønsker at udtrykke. Lav eventuelle ændringer, og send derefter brevet.
Advarsel
Ærlighed er den bedste politik i at nægte en invitation. Du ønsker ikke at blive fanget i en løgn, der kan ødelægge et godt forretningsforhold.
