I dag har mange virksomheder og statslige organer erstattet udgiftskontoen med refusionsplaner. Denne refusionsplan forhindrer medarbejdere i at bruge corporate eller state expense konti af andre grunde end godkendte udgifter. Det kan dog være svært for dig at holde øje med varerne på kvitteringerne. Personlige udgifter bliver til tider blandet med forretningsomkostninger, og du er ansvarlig for at rapportere problemet og kun acceptere den refusion, du skylder til officiel virksomhed. Når dette sker, bliver du bedt om at skrive et brev for at forklare kvitteringerne og for at præcisere, hvilke udgifter der skal refunderes.
Start brevet ved at indtaste datoen. Spring en linje over, og skriv kontaktpersonens navn og titel, firmaets navn og firmaets adresse på separate linjer. Spring over en anden linieplads og skriv "Kære Fru / Mr. (Efternavn)" efterfulgt af et kolon.
Identificer dig selv og forklar straks formålet med dit brev. For eksempel: "Mit navn er Jill Harrison fra Accounting Department, og jeg skriver for at forklare mine kvitteringer fra min nylige forretningsrelaterede tur til Akron for at præcisere, hvilke elementer jeg skal refunderes for, og hvilke er mine personlige udgifter, der ikke kræver refusion."
Detaljer de udgifter, der skal refunderes i en nummereret liste, og henvis til den relevante kvittering og datoen for kvitteringen for at hjælpe den person, der behandler refusionen. Hvis din organisation arbejder per døgn, hvor du kun tildeles et bestemt beløb for mad, logi eller andre ting om dagen, skal du nedbringe udgifterne om dagen, så processoren kan se, om du har opholdt sig under per diem-mængden.
Liste udgifter, der optrådte på kvitteringerne, der er dine personlige udgifter. Du behøver ikke at forklare, hvad det er, bare oplyse, at det er dit personlige gebyr. Giv samtlige disse udgifter også. Din virksomhed eller organisation kan også bede dig om at fjerne de relevante skatteafgifter i forbindelse med disse personlige varer fra refusionsbeløbet.
Giv de samlede beløb i slutningen af, hvad du skal refunderes for, sammen med det samlede antal af, hvad du nægter at refundere for. Disse to tal skal tilføje op til det samlede beløb i dollar på kvitteringerne. Giv dollarbeløbet du anmoder om refusion for, og dollarbeløbet du nægter at refundere for; ofte kræver organisationer, at du sætter disse udsagn i klart sprog af juridiske grunde.
Tak processoren for hans eller hendes tid og undskylder for ulejligheden ved at sortere gennem kvitteringerne. Giv dit arbejde telefonnummer og e-mail-adresse, hvis han eller hun har spørgsmål om afgifterne på kvitteringerne.
Luk brevet ved at skrive "Med venlig hilsen", og spring over tre linjerum. Indtast dit fulde navn og titel. Skriv brevet på firma brevpapir og skriv dit navn over det indtastede navn. Lav en kopi af både brevet og kvitteringerne og gem dem for dine optegnelser. Send brevet til den kontaktperson, der vil behandle refusionen.
