Når du bruger dine egne penge på vegne af en kunde, en arbejdsgiver, dine medarbeider eller en forretningspartner, kan du og bør forvente at få det tilbage.Salgsmedarbejdere, lærere, advokater og finansielle rådgivere kan pådrage sig refunderbare forretningsomkostninger dagligt. Disse omkostninger spilder væk ved din fortjenstmargen, hvis du ikke indeholder dem.
Send et refusionsbrev inden du bruger
Medmindre du venter på forhåndsgodkendelse, vil det resultere i en tabt mulighed, anmode om refusion, inden du bruger penge. Gør din anmodning skriftligt giver dig mulighed for at oprette et budget for arrangementet eller projektet og give forhåndsgrundlag for, hvordan og hvorfor udgifterne nu sparer penge senere.
Eksempler:
Kære Allen Jeffries:
Mens du arkiverede dine inkorporeringspapirer, lærte jeg, at Arizona Corporation Commission opkræver et gebyr på 35 USD for hurtig behandling for at reservere dit ønskede firmanavn. Som vi diskuterede i vores møde sidste tirsdag, kræver dit ønskede firmanavn "Wild Turkey Surprise" en behandlingsgebyr på $ 10 for at reservere det i de næste 120 dage. Ved at tilføje det fremskyndede gebyr sikres navnereservationen fredag den 11. maj i stedet for torsdag den 17. maj. At betale det fremskyndede behandlingsgebyr sikrer, at du ejer navnet, før Alphabet Sign Company laver neonskiltet, du bestilte til vestsiden af din restaurant. Det giver os også tid til at få et svar fra Warner Brothers for at sikre, at de ikke anser navnet for at være en overtrædelse af deres varemærker eller ophavsret.
Siden timing betyder jeg, at jeg betaler de fremskyndte behandlingsomkostninger, hvis jeg ikke hører fra dig ved middagstid i morgen, og jeg vil indsende min refusionsanmodning sammen med min sædvanlige ugentlige udgiftsrapport.
Med venlig hilsen
Alexis Chapman, CPA, Chapman Business Services
Per Diem Etiquette
Internal Revenue Service anfører, at en per døgn dækker logi, måltider og hermed forbundne udgifter, når medarbejderen rejser for erhvervslivet. Medarbejdere skal indgive en udgiftsrapport inden for 60 dage, eller per dør bliver skattepligtige lønninger. Rapporten skal indeholde den dato, hvor turen fandt sted, forretningsformål og rejsens placering. Medarbejderen skal også vedlægge kvitteringer for indgivelse. Hele per diem betaling bliver skattepligtig, hvis din arbejdstager ikke indsender en udgiftsrapport.
Eksempel:
Attn: Robert Morgan, regnskabsafdelingschef
Kære Robert Morgan:
Vedlagt er min udgiftsrapport for marts 2018. Jeg har vedlagt mine kvitteringer for det planlagte tre-nætters ophold på Sandals on Sanibel Island mellem 5. og 7. marts til vores årlige salgstræningsseminar. Jeg tilføjede afgifterne for de yderligere tre overnatninger i Denver, Colorado mellem 7. marts og 12, mens jeg behandlede vildtestrædet på vores downtown placering. Jeg har også tilføjet kvitteringerne til rensning min kostume, efter at en angriber kastede en vandballon fyldt med rød maling på mig, samt et skøn over omkostningerne ved et nyt outfit. Tørrenseren kunne ikke fjerne alle pletterne. Jeg har medtaget et citat fra Men's Wearhouse, Ted's Clothiers og Suit Depot til en ny jakke, bukser, kjole skjorte, slips og sko, da alle havde betydelige skader.
Med venlig hilsen
James S. Corwin, Sales Manager, Store # 3126, Phoenix, Arizona
Lærere
Mange skoler refunderer ikke lærere for noget klasseværelse, de kan købe. Skoler kan måske dække mindst en del af efteruddannelsesomkostningerne, herunder betaling for rejser, logi, bøger, prøveafgifter og studiematerialer. Du kan trække op til $ 250 om året på din indkomstskat, hvis dit distrikt ikke refunderer dig. Konsulter med din rektor og skolens superintendent inden du bruger penge.
Eksempel:
Kære hr. Polk:
Årets klasse er 10 procent større end sidste år, men jeg modtog kun 15 lærebøger i brugbar tilstand for mine 33 studerende. Selvom du er korrekt, at eleverne kan dele en bog i klassen, vil de ikke kunne studere sammen hjemme. Udskrivning af alle de ekstra workbook-sider vil få mig til at løbe igennem hele års papirtillæg inden 30. september, hvilket giver mig intet andet valg end at købe nye lærebøger eller købe mere kopipapir.
Jeg har beregnet, at selvom alle sider udskrives fejlfrit, vil jeg have brug for 32 ekstra reams af kopipapir mellem 1. oktober 2018 og 31. maj 2019. Ved massepriser blev jeg citeret $ 4 pr. Ream, for i alt $ 128. Da de fleste af forældrene allerede betaler $ 65 pr. År i skolegebyrer, føler jeg, at det ville være en byrde at bede dem om at betale for kopier, når deres børn allerede skal have lærebøger. Jeg er villig til at købe papiret selv, så længe skoledistriktet vil tilbagebetale mig på et eller andet tidspunkt. Til sammenligning har jeg medtaget priser fra Staples, Office Depot og Walmart.
Med venlig hilsen
Angel Harris, Grade 5 Science, Rolling Hills Middle School
Medarbejdere
Hvis du låner penge, værktøjer eller forsyninger til en kollega, skal du på forhånd aftale om det er en gave eller et lån. De fleste kolleger vil gøre en indsats for at afbalancere bøgerne, men nogle kan glemme din generøsitet, medmindre du anmodes om tilbagebetaling. Hvis du har lavet en skriftlig aftale af en slags, ville du have støtte til en mindre erstatning sag, hvis det er nødvendigt. Hvis din aftale var mundtlig og privat, med ingen andre til stede, ville du have få held og lykke med at få dine penge eller ejendom returneret.
Eksempler:
Eksempelbrev til refusion af udgifter med forudgående skriftlig aftale:
Kære Bob:
Da jeg købte dit transitkort til marts, var det med den forståelse, at du enten ville betale mig eller købe mig et pas til april. Jeg vedhæftede en kopi af refusionsaftalen, du underskrev, før jeg købte dit pas. Vær venlig at betale mig $ 62 denne fredag, eller jeg bliver nødt til at tilføje et $ 5 sigt gebyr. Tak for at passe på denne ASAP.
Med venlig hilsen
Roland
Refusionsbrev format uden forudgående skriftlig aftale:
Kære Zach:
De tre frokoster jeg købte dig i sidste uge beløb sig til 39,20 dollar. Vær venlig at betale mindst halvdelen af dette inden fredag og resten af den 24. april. Jeg forstår, at du kæmper, men jeg brugte en del af denne uges gaspenge til at købe disse måltider til dig. Tak fordi du tog dig af problemet med det samme.
Dit teammedlem,
Janet
