Selv om alle møder ikke behøver strengt at følge "Robert's Order of Order", skal de planlægges på forhånd og holde fast på en fast dagsorden. En af de værste ting, der kan opstå i et møde, er, når lederen mister kontrollen over deltagerne, og diskussionerne går i adskillige retninger. I sådanne tilfælde er der lidt eller ingenting opnået, og mødet ender fuldstændig spild af tid og et mærke mod indkalderen.
Elementer du skal bruge
-
Dagsorden
-
Puder af papir
-
Blyanter
-
Audiovisuelle materialer og udstyr
Planlæg en bestemt dagsorden, selvom kun ét emne skal dækkes. Giv rigelig advarsel til alle, der skal give en rapport. Dagsordenen forklarer alle årsagen til mødet og det endelige formål. Dagsordenen bør også have en tidsramme, så de, der deltager, ved, hvordan de skal planlægge resten af deres dag.
Lever opgaverne med en kopi af dokumenter, der skal drøftes flere dage før mødet. Bed dem om at være parate til at tale om rapporten og komme ind med deres tanker og kommentarer. Du vil ikke have nogen, der læser papiret, mens andre diskuterer det.
Udvid anerkendelse til hver person, som bidrager til mødet. Forsøg at få input fra hver enkelt tilstedeværende og takke hver for hendes deltagelse med en personlig kommentar.
Send hver af kammeraterne en opfølgningsnota med de vigtigste punkter, der er lavet i hele mødet. Hvis det er et formelt møde med notater taget, skal hver person have dem til at gennemgå før næste gang gruppen møder.
Tips
-
Lad ikke en person komme sent til hvert møde. At være sent en eller to gange er okay, men hver gang viser fuldstændig respektløs respekt.
Advarsel
Hvis det ser ud til, at mødet løber mere end ti minutter efter at være noteret på dagsordenen, skal du afstemme om, hvorvidt du skal fortsætte eller mødes igen.
