Det kan nogle gange være svært at pålægge orden og disciplin på et condoforeningsmøde. Især hvis nogle store udgifter eller reglerændringer er under drøftelse, kan du møde mange forskellige synspunkter og ingen reel konsensus om vejen frem. Det er vigtigt at overholde en ordentlig mødeprocedure, så alle kan blive hørt og beslutninger kan træffes effektivt. Du bør også læse din stats regler om condoforeninger og sikre, at du overholder juridisk procedure vedrørende møder.
Opfordre dagsordener til drøftelse fra alle bestyrelsesmedlemmer for at sikre, at alle udestående spørgsmål behandles.
Skriv og cirkulere en dagsorden i god tid før mødet sammen med referatet fra det foregående møde. Det kan være mest effektivt, hvis du har e-mail-adressen til alle ejere for at sikre effektiv distribution. Dagsordenen skal gøre klokkeslæt og sted for mødet klart og præcist, hvad der skal drøftes. Det bør indeholde udtrykkeligt fremsatte forslag om indholdsvirksomhed.
Sørg for, at du har en sekretær til at tage ordinære minutter på mødet. På denne måde registreres de aktioner, der er godkendt på mødet, korrekt og kan gennemføres.
Tillad en kort periode i starten af mødet til socialisering, og få kaffe eller andre forfriskninger ved hånden. Dette gør det muligt for ejere at blande sig og skabe en mere samarbejdsvillig og venlig atmosfære.
Bring mødet til ordre med en erklæring om, at den formelle forretning nu vil begynde. Sørg for, at du har alles opmærksomhed, før du går videre til den aktuelle forretning.
Godkend protokollen fra det foregående møde, enten som det er eller med nogen ændringer, der accepteres af medlemmerne.
Indsend eventuelle officers rapporter, der er nødvendige for at oplyse ejerne om de handlinger, der er truffet på deres vegne siden sidste møde.
Flyt til første virksomhed. Angiv forslaget og bede om diskussion. Medlemmerne skal anerkendes af stolen, før de taler. Dette system sikrer, at diskussionen ikke degenererer til en uproduktiv fri for alle, hvilket kan ske, hvis følelser løber højt om et bestemt lejlighedsproblem.
Flyt bevægelsen, enten som først angivet eller som ændret ved diskussion, og derefter afstemning.
Sørg for, at sekretæren for mødet noterer den nøjagtige ordlyd af forslaget og resultatet af afstemningen, inden du fortsætter. Denne bevægelse vil derefter guide de efterfølgende handlinger af foreningen om det pågældende problem.
Arbejd gennem hver enkelt virksomhed på denne måde.
