Din virksomheds fulde sæt af regnskaber indeholder en balance, en resultatopgørelse og en pengestrømsopgørelse. Kombineret besvarer de centrale spørgsmål om din økonomiske sundhed. Har din virksomhed for meget gæld? Hvor rentabelt er det? Hvor mange penge har du til rådighed? De fem elementer i hovedregnskabet er aktiver, passiver, egenkapital, indtægter og omkostninger.
De fem elementer defineret
De store fem er de væsentlige elementer i din virksomheds finansielle stilling. Sammen viser de, hvor godt dit firma gør.
Aktiver er alt hvad din virksomhed ejer, der vil generere økonomisk fordel gennem flere regnskabsperioder, for eksempel; bygninger, produktionsudstyr, patenter, kontanter, tilgodehavender og jord. Aktiver adskiller sig fra f.eks. Elektricitet, hvilket giver økonomisk fordel, men du bruger straks. Din strømregning er en udgift, ikke et aktiv. Forsyninger kan gå enten. Forsyninger er aktiver, indtil de bliver brugt og en udgift, når de anvendes.
Forpligtelser er alt, hvad du er forpligtet til at betale til en person, virksomhed eller regering. Tilgodehavender, skat og betalbar løn er alle forpligtelser. I modsætning til udgifter, der trækkes fra din indkomst i årsregnskabet, trækkes forpligtelser fra den samlede værdi af dine aktiver. Det resterende er egenkapitalen.
Regnskab definerer egenkapitalen på forskellige måder. Egenkapitalen er det beløb, som ejerne investerer i et selskab, plus beholdt indtjening, hvilket er penge, som virksomheden producerer og ikke bruger eller distribuerer som udbytte. Egenkapital defineres også som en del af balancekvationen: fradrag af samlede forpligtelser ud fra den samlede værdi af aktiverne, og du ser, hvad ejerens egenkapital er værd. Hvis virksomheden har en masse gæld eller dets aktiver taber værdi, kan egenkapitalen på balancen være mindre end ejerne bidrog.
Indtægter er den indtægt, virksomheden genererer i den periode, der er omfattet af erklæringen. Driftsindtægter kommer fra selskabet, der sælger varer eller tjenesteydelser. Ikke-driftsindtægter kommer fra andre kilder, såsom rente på lån eller afkast af investeringer. Hvis din regning kører kontant, rapporterer du omsætning, når du bliver betalt. Hvis du bruger periodiseringskonti, optager du indtjening, når du tjener det. Hvis du siger et job på $ 1000 for en kunde på kredit, optager du $ 1000 så snart jobbet er færdigt.
En omkostning, indtægtssiden, er de penge, du bruger til at tjene penge. Leje, forsyningsselskaber og lønninger er alle omkostninger. Afskrivninger, som er et aktivs tab af værdi som det alder, er også en omkostning. Omkostninger ved solgte varer er en udgiftskategori, der dækker udgifterne til at levere de varer eller tjenesteydelser, du sælger, såsom arbejde, materialer og betalbare timer. Hvis du bruger periodiseringsgrundlaget, rapporterer du udgifter, så snart du skylder pengene, ikke når du betaler regningen. Kontantgrundlaget rapporterer om udgiften, når regningen betales.
Elementer af finansiel stilling
De fem elementer i årsregnskaber interagerer og påvirker hinanden. Indtægter og omkostninger er for eksempel de elementer i resultatopgørelsen. Når du forbereder en kvartalsopgørelse, viser toppen af opgørelsen din nettoomsætning fra salget. Fra dette beløb fratrækker du udgifter og tilføjer derfor ikke-driftsindtægter og fratrækker ikke-driftsomkostninger. Resultatet af denne beregning er din nettoindkomst, som fortæller dig, hvor rentabelt dit firma var i den periode. Har dine indtægter overskredet dine udgifter? Ved hvor meget? Var driftsindtægterne mere betydningsfulde end ikke-driftsindtægter? Disse spørgsmål besvares, når du gennemgår din resultatopgørelse.
Imidlertid er indtægterne, der indberettes i resultatopgørelsen, muligvis ikke blevet indsamlet, eller udgifter kan ikke være betalt. Det er her en pengestrømsopgørelse kommer ind. I modsætning til den periodiserede resultatopgørelse fokuserer en pengestrømsopgørelse kun på pengeændrende hænder. Eksempelvis påvirker kundebetalinger kontantstrømmen, og omvendt gør kundefordringer det ikke. En måde at oprette pengestrømsopgørelsen på er at tage resultatopgørelsen og eliminere eventuelle indtægter, du ikke har opkrævet, og udgifter, du ikke har betalt. Hvis du driver din virksomhed ved hjælp af kontante regnskaber, behøver du ikke en separat pengestrømsopgørelse.
Omsætningen påvirker også balancen. Antag at du medtager $ 475.000 i kvartalet med udgifter på $ 250.000. Nettoresultatet på $ 225.000 tilføjer til dine aktiver og bogføres til tilgodehavender eller kontanter, afhængigt af hvordan det blev betalt. Som værdien af aktiverne stiger, det gør også egenkapitalen.
Hvorfor de fem elementer
Regnskaber er afgørende for at måle virksomhedens økonomiske sundhed. Resultatopgørelsen viser indtægter og omkostninger for måneden, kvartalet eller året. Hvis du kører i den røde eller overskud er wafer-tynde, det kunne være et advarsels tegn på økonomiske problemer foran. Pengestrømsopgørelsen viser, hvor mange penge du har til rådighed. Selvom du er rentabel, har du brug for kontanter til at betale vandregningen eller dine medarbejdere. Balancen er et øjebliksbillede af dine aktiver, passiver og egenkapital ved udgangen af rapporteringsperioden.
Den måde, som redegørelserne beskriver de fem elementer (aktiver, passiver, egenkapital, indtægter og udgifter) giver information til alle inden for eller uden for virksomheden, der er bekymret for dets økonomiske sundhed. Oplysningerne kan føre til flere spørgsmål, f.eks. Hvis indtægterne er lavere i kvartalet end i foregående kvartal, er der et problem? Hvis balancen viser betydelige forpligtelser, er det et tegn, du har taget for meget gæld på? Hvis indtægterne er høje, men der er lidt penge, der kommer ind, skal du skubbe kunderne for at betale mere hurtigt? Gør du betydeligt bedre eller værre end gennemsnittet i din branche?
Hvorfor revisioner er vigtige
Der er mange måder at et firma kan fudge de fem elementer for at gøre virksomheden ser økonomisk sund på årsregnskabet, når den i virkeligheden kæmper:
- Færdiggør salg, der aldrig er sket.
- Indberette indtægter, før du har tjent det.
- Overstat værdien af aktiver.
- Ansøg aktiver, der ikke findes.
- Opret falske udgifter til at dække fordybelse. For eksempel registrerer en manager et køb på $ 5.000, der aldrig er sket. I stedet gik pengene ind i sin egen lomme.
Succesfulde virksomheder sætter kontroller på plads for at forhindre denne form for svigagtig rapportering. Hvis hvert stort køb kræver to personer at afmelde sig på det, er det for eksempel vanskeligere for en person at begå svig. Ikke alle virksomheder gør det dog. Det er en årsag til, at årsregnskaberne revideres. Et andet er, at standard regnskabspraksis er blevet stadig mere kompleks, hvilket gør det lettere for fejl eller svig at glide gennem revnerne. At have årlige reviderede erklæringer er obligatorisk, hvis du er et børsnoteret selskab.
Reviderede udsagn er dyre fordi de er grundige. For det første revisor studerer dit firma og ser på potentielle fejl eller svig i elementerne i den finansielle stilling. Derefter tester de dine interne kontroller. Hvis det ser ud som om det ville være yderst vanskeligt for nogen at lave omkostninger eller skabe fiktive indtægter, skal revisoren ikke være så udtømmende. Hvis dine kontroller er sjusket, bliver revisionen dog hårdere.
- Indeholder de aktiver, du rapporterer i balancen?
- Er saldoen i kundefordringer nøjagtig?
- Erklærer dine kontoudtog de kontante aktiver, du siger, du har?
- Har dine kreditorer bekræftet, at forpligtelserne i balancen er korrekte?
- Er de rapporterede udgifter i resultatopgørelsen korrekte?
Når revisoren gennemgår de fem elementer og måden du har rapporteret dem på, får du revisorens mening:
- En ukvalificeret mening lyder dårligt, men det er faktisk gode nyheder. Revisor siger, at dine udtalelser er fine, uden forbehold.
- En kvalificeret udtalelse siger, at dine årsregnskaber for det meste er gode, men nogle oplysninger kunne ikke verificeres.
- En negativ udtalelse siger, at der er alvorlige problemer, der skal løses.
- En revisors ansvarsfraskrivelse siger, at det ikke er muligt at udtale sig. Dette kunne skyldes, at der manglede for mange dokumenter for at bekræfte, at elementerne er korrekte, eller at din ledergruppe nægtede at samarbejde.
