For mange virksomheder er afsendelse og modtagelse af faxer en daglig begivenhed. Faxing er så almindeligt, at det er nemt at glide ind i en afslappet kommunikation. Efter nogle få enkle trin hjælper du med at holde dine faxer professionelle. Øvelse af korrekt faxetikette sikrer, at din virksomhed opretholder det professionelle ry, du har arbejdet så svært at bygge.
Afsendelse af faxer
Husk altid at faxe dokumenter er en forretningsproces. Husk derfor disse grundlæggende retningslinjer:
-
Indsæt altid en forsiden, fri for unødvendige oplysninger eller illustrationer. Indsæt på dit omslag dit navn og kontaktoplysninger, antal sider (inklusive faxdæksel), den tilsigtede modtager og andre relevante oplysninger. Husk, at faxmodtageren ikke er den eneste, der ser dokumentet, så sørg for at holde faxdækslet professionelt.
-
Når du har sendt din fax, skal du foretage et opfølgende opkald til modtageren. Dette kræver ikke en tilbundsgående diskussion om, hvad faxen indeholdt. Du bekræfter blot, at faxen blev modtaget. Det er hensigtsmæssigt i denne samtale at lade personen vide, at de frit kan ringe til dig med eventuelle opfølgningsspørgsmål til de faxede materialer, når de passer til dem.
-
Brug diskretion, når du faxer følsomme eller fortrolige oplysninger. Hvis du sender personlige oplysninger, skal du ringe videre for at lade den enkelte vide, at du sender faxen på forhånd. En måde at undgå denne type problem på er at bruge en online fax service. Disse tjenester sendes faxet direkte til en personlig computer.
-
Vær forsigtig med at sende uopfordrede materialer. Alle, der arbejder på et kontor, ved, hvor irriterende disse annoncer for billigere sundhedsforsikring og de diskonterede ture til Hawaii kan være. Hvis du sender uønskede faxmeddelelser til dine kunder, skal du kun gøre det ved den sjældne lejlighed, når det er berettiget. Hvis du modtager en anmodning fra en modtager, der beder om ikke at modtage sådanne faxer, skal du respektere deres ønsker og fjerne dem fra din liste.
Modtagelse af faxer
Som ved afsendelse af faxer er der også etiketregler omkring modtagelse af faxmeddelelser:
-
Respekter privatlivets fred for modtagne fortrolige faxmeddelelser. Del ikke personlige oplysninger med dine medarbejdere, som kun var beregnet til din visning.
-
Lad ikke følsomme faxer ligge rundt, hvor andre potentielt kan se dem. Behandle faxer som du ville have andre fortrolige papirarbejde.
-
Hvis du fejler en faxmeddelelse, lad afsenderen vide ved at ringe til dem. Normalt anmodes det om at ødelægge eventuelle faxmeddelelser, der er modtaget ved fejl.
