Få mennesker nyder at fyrte en medarbejder eller bede dem om at forlade et projekt. Den bedste måde at opsige en person på er at tale med dem personligt, men det er ikke altid muligt på grund af afstand eller fordi din virksomhed kræver officiel dokumentation for opsigelsen. I det tilfælde skal du skrive et brev, der beder personen om at forlade projektgruppen. Brev, der afviser medarbejdere, skal skrives omhyggeligt for at sikre, at tonen er taktfuld og professionel, men formidler den vigtige besked.
Start brevet ved at indtaste datoen. Spring over en linje, og skriv modtagerens navn og adresse på separate linjer. Spring en ekstra linje, og skriv "Kære Mr./Ms. (Efternavn)" efterfulgt af et kolon.
Fortæl straks personen om, at hun er taget ud af projektgruppen. Brug en taktfuld tone; husk, uanset hvor alvorligt situationen er, dette brev repræsenterer stadig dig og din virksomhed, så du skal forblive professionel.
Giv et kort overblik over, hvorfor han er blevet taget af holdet, men gør ikke specifikke kommentarer. Chancerne er at han har en god ide om hvorfor han er blevet fjernet fra holdet, og han kan følge op via telefon eller email, hvis han har spørgsmål. Undgå at sætte specifikationer skriftligt, fordi de giver modtageren mulighed for at stille spørgsmålstegn ved din begrundelse eller udfordre din beslutning.
Tak modtageren for hendes ansættelse med gruppen eller firmaet. Fortæl hende, at du sætter pris på hendes arbejde, og du ønsker hende godt i fremtiden.
Skriv brevet "Med venlig hilsen" og spring over tre linjerum. Indtast dit fulde navn. Skriv brevet på firma brevpapir og send det via certificeret mail, så du har bekræftelse på, at han har modtaget brevet.
