Generering og afsendelse af fakturaer kan være en tidskrævende proces. Alligevel er det ikke en proces, der skal springes over eller ignoreres. En korrekt designet faktura hjælper en virksomhed bliver betalt og giver juridisk beskyttelse for begge parter. Hvis du nogensinde bliver revideret af Internal Revenue Service, kan dit faktureringssystem understøtte din rapporterede indkomst.
Faktura Basics
Når en leverandør ønsker at blive betalt for varer eller tjenesteydelser, sender han en faktura. En faktura er et dokument, der beskriver de økonomiske komponenter i en forretningstransaktion. En faktura indeholder navn og kontaktoplysninger for køber og sælger, en beskrivelse af de ydede ydelser, varen pr. Vare og det samlede beløb, der skal betales. Fakturaer omfatter typisk også en betalingsfrist, et faktura nummer og en foretrukket betalingsmåde.
Få betalt
Fakturaer hjælper et firma med at blive betalt fuldt ud og blive betalt i tide. Det kan være svært at få betalt uden en ordentlig faktura. Virksomheder kræver generelt, at der modtages en detaljeret faktura, inden de udbetaler betalinger. Betalingsvilkår kan hjælpe en virksomhed med at inddrive fordringer hurtigt. For eksempel kan et firma sige, at betalingen skal ske ved modtagelse inden for 30 dage efter modtagelse eller 60 dages kvittering. Inklusive en sen gebyrpolitik på en faktura - for eksempel er de sene betalinger underlagt et gebyr på $ 20 - kan også bidrage til at sikre hurtig betaling.
Etablering af juridiske rettigheder
Fakturaer viser, at produkter og tjenesteydelser leveres og etablerer et selskabs ret til betaling. I tilfælde af at en kunde ikke betaler, kan et firma bruge kontrakter og fakturaer til lovligt at påvise for en domstol, at den skylder betaling. På samme måde kan virksomheden opbevare kopier af fakturaer og beløb, der betales til entreprenører og leverandører, for at fastslå, at den har gennemført sin kontraktlige forpligtelse til betaling.
Revisionsbevis
Selv hvis du gør alt rigtigt, er der altid en mulighed for, at din virksomhed kan revideres af IRS. Under en revision vil IRS sikre, at du har korrekt rapporteret om alle indtægter du har modtaget i løbet af året. Hvis du har et organiseret system med sekventielt nummererede fakturaer, har IRS mere tillid til, at du har rapporteret indtægter fuldt ud og korrekt. Hvis fakturaer er uregelmæssige eller ikke-eksisterende, er bevisbyrden på dig for at vise, at du ikke gemmer nogen indkomst.
