Notater er kortfattede, specifikke former for kommunikation, der anvendes i universiteter, advokatkontorer og oftest i forskellige typer af virksomheder. Et vellykket notat kommer på tværs af nøgleideer på en effektiv og velordnet måde med minimal tekst. Dette betyder ikke, at et notat ikke kan referere til forskning eller brug referencer. Det kræver snarere ikke så meget udstillingsmateriale som f.eks. Et essay. Pointen i et notat er at formidle oplysninger uden at tage meget tid til at læse rigelig kopi.
Elementer du skal bruge
-
Computer
-
Printer
-
Eventuelle nødvendige undersøgelser eller referencemateriale til citering
Skrive et målorienteret notat
Skriv "MEMORANDUM" som dokumentets titel. Skriv derefter fire linjer, der vil udfylde vigtige specifikke oplysninger: "Dato" "Til" "Fra" og "Emne". Emnet skal behandle det specifikke problem, som notatet handler om, med et specifikt informationsdimension for øje. For eksempel kan en effektiv emnelinje være "Sådan skriver du et målrettet memo."
Skriv introduktionen. Indledningen til et afsnit skal forklare i nogle få sætninger, hvad notatet skal omhandle. Det skal skitsere memo'ens mål og fortælle læsere, hvad de skal forvente. Tænk på det som ansigt til ansigt kommunikation, og skriv klart og forklar hvad læsere kan forvente i de følgende afsnit.
Skriv krop af notatet. Kroppen kan indeholde referencer og forskning, men det bør også indeholde forfatterens fortolkning af de præsenterede oplysninger. Den ideelle længde er fem til seks stykker. Oplysninger skal præsenteres med aktionsværker, klare navneord og adverb og uden fremmede ord. Brug stærke overgangsord og slet, stærk tegnsætning, som semikolon, kolonner og bindestreger. Bullet-punkter og underpositioner er acceptable for at hjælpe med at organisere oplysninger og gøre det nemmere og hurtigere for læseren at absorbere. Brug stærke emne sætninger, understøttet af flere informative sætninger, i hvert afsnit.
Skriv en konklusion for notatet. Konklusionen angiver det målorienterede notat "bundlinje" på klart sprog. Hvad er notatet om? Hvad er punktet i notatet? "Dette notat handler om, hvordan man skriver et målrettet memo" ville være et eksempel på emnsætningen til konklusionen. En konklusion er ikke blot et resumé, men det omfatter også faste ideer og holdninger baseret på de informationer, der gives i kroppen, hvilket gør notatet endnu mere effektivt.
Skriv "Vedhæftede filer" flush til venstre nederst i notatet, hvis der er ekstra materialer til understøttelse af notatet, såsom diagrammer, regneark eller andre data. Hvis der anvendes referencer, skal en standard bibliografisk notering medtages som en vedhæftet fil for at sikre, at læsere kan finde denne reference selv.
Tips
-
Brug yndefuldt, klart sprog baseret på grundlæggende skriftlige stilistiske teknikker.
