Begrundelsesrapporter anbefaler ændringer i forretningspolitikker eller -procedurer. De fremlægger beviser, der begrunder et handlingsforløb, som f.eks. Løser et problem eller forbedrer ydeevnen. De præsenterer ofte løsninger, der medfører økonomiske besparelser eller gevinster. For at oprette en effektiv rapport skal du fremlægge overbevisende argumenter og dokumentation for at bakke op de ændringer, du foreslår.
Brug en grundlæggende memo overskrift (Til / Fra / Dato / Emne) og udfyld det. Gør det klart, hvem der skal læse rapporten, hvem skrev den, og hvad indholdsemnet er.
Skriv et åbent afsnit, der beskriver problemet eller formålet med din rapport. Forklar i nogle sætninger, hvad dine anbefalinger er, og forklar de fordele, de vil medbringe.
Skriv en introduktion til din rapport, der detaljerer detaljer og detaljer om din rapport. Medtag relevante baggrundsoplysninger, der hjælper læseren med at forstå motivet og begrundelsen bag dine anbefalinger.
Brug hoveddelen af din rapport til at forklare, hvordan du foreslår at gennemføre dine anbefalinger. Giv specifikke detaljer om de nye procedurer eller løsninger og de virkninger, de har. Forklar, hvem der vil være involveret, hvad de vil gøre, hvad det vil koste, og hvor lang tid det tager at udføre.
Angiv den forskning eller de metoder, du fulgte for at nå frem til dine konklusioner. Inkluder de ulemper og problemer, som de nye procedurer kan skabe, såvel som fordelene. Vær præcis, organiser dit materiale logisk og vær retfærdigt; Dette vil tilføje kraft til dine argumenter.
Afslut din begrundelsesrapport med et kort resumé af dine konklusioner og anbefalinger. Indsæt ikke nye oplysninger på nuværende tidspunkt I stedet gennemgå de vigtigste argumenter til støtte for dine anbefalinger. Skriv et kort afsluttende afsnit til dit notat.
Tips
-
Fremhæv fordelene ved dine anbefalinger, og forklar hvordan de opvejer eventuelle ulemper. Hold din skrivning positiv. Undgå ord som måske, måske og muligvis. Giv balance til din rapport ved at diskutere alternative løsninger. Placer den anbefaling du føler er mere lovende sidst. Vær klar over, hvilke trin du synes bør tages i dine anbefalinger. Undgå generaliteter; Vær specifik. Indsæt hver anbefaling med et aktivt verb for at tilføje styrke til dine forslag.
