Regnskaber er vigtige for erhvervslivet som en måde at dokumentere finansiel aktivitet på og lære af tallene. Din virksomhed har brug for grundlæggende regnskaber for at rapportere indtægter på skatteformularer og holde styr på midler, der flyder ind og ud af dine bankkonti. Men regnskabsoplysninger giver også værdifuld indsigt i operationer, der viser tendenser og muligheder, der kan hjælpe med til at gøre din virksomhed mere rentabel. Skatteoplysningsbureauer kræver, at du holder bøger på et minimumsniveau, der sporer indkomst og udgifter. Men hvis du har drevet og interesse, kan du tage dine regnskabsprocesser til et helt andet niveau, og bruge dem til at skabe en smartere og mere økonomisk levedygtig forretning.
Typer af regnskabsvirksomheder brug for
Sporing af indkomst og udgifter: Din virksomhed er forpligtet til at udfylde skatformularer baseret på både bruttoomsætning og nettoindkomst. Statlige og lokale punktafgifter beregnes som en procentdel af indtægterne. By, statslige og føderale indkomstskatter er baseret på dit nettoresultat efter fradrag af fradragsberettigede udgifter fra bruttoindtægter. For at beregne disse beløb korrekt skal din virksomhed spore og tælle brutto kvitteringer som grundlag for indtjeningsnumre og opbygge alle udgifter som grundlag for forretningsfradrag. Når du rapporterer bruttoindtægter, skal du nedbringe indtjeningen i kategorier som engros og detailhandel. Når du beregner nettoresultatet for indkomstskatter, skal du også opdele udgifter i kategorier, såsom materialer, lønningslån, husleje, forsyningsselskaber og autoudgifter.
Lønregnskab: Ud over at beregne, hvor meget der skal betales hver medarbejder ud fra løn og arbejdstimer, skal din virksomhed også holde op og betale Social Security, Medicare og indkomstskatter, som dine medarbejdere skylder, sammen med tilsvarende arbejdsgiverbidrag for Social Security og Medicare. Du skal også betale arbejdsløshedsforsikring og erhvervsforsikring i statens midler, baseret på hvor meget dine medarbejdere arbejder og hvor meget de tjener. Din virksomhed vil have brug for et omfattende og ajourført lønningsregnskabssystem for at holde styr på disse tal og for at betale alle lønsumskatter og indgive alle lønsedleregnskaber, når de skal betales.
Pengestrømsregnskab: Dit regnskabssystem skal også indeholde værktøjer til sporing af tilgængelighed og behov for kontanter. Hvis du bruger et kontantbaseret regnskabssystem, vil dine ugentlige og månedlige tal give dig en rimelig god ide om, hvor meget du kommer ind og ud. Hvis du bruger periodiseringssystemet for regnskabsføring, kan du optage et salg som omsætning, før du faktisk er blevet betalt for det, så du har brug for en anden måde at overvåge tilgængeligheden af kontanter. Uanset om du bruger et kontanter eller periodiseringssystem, kan dit cash flow heller ikke direkte korrelere med dine rapporterede indtægter og udgifter, hvis du betaler tilbage lån, eller hvis du er deprecierende udstyr, som du allerede har købt.
Balancer: En balance er et øjebliksbillede af dit økonomiske billede på et bestemt tidspunkt. Det indeholder oplysninger om, hvad du ejer og hvad du skylder. Din liste over aktiver vil indeholde kontanter i banken, udstyr, du har købt minus det beløb, det er afskrevet, og tilgodehavender eller beløb, der skyldes dig for salg, du allerede har foretaget. Listen over forpligtelser på din balance vil indeholde saldobetalinger på lån og kreditkort og kortsigtede gældsforpligtelser, som du har pådraget sig, såsom gældsforpligtelser og udestående brugsregninger. Ved at trække dine forpligtelser fra dine aktiver, viser din balance din virksomheds nuværende nettoværdi. Når du opretter balancer over tid, kan du se, hvordan dine indtjeninger og udgifter har spillet ud og skabt rigdom eller gæld.En balance viser også, hvor meget af din nettoformue der er likvide, og hvor meget der er bundet i aktiver, der ikke giver disponible kontanter.
Operationelle rapporter: Ud over de regnskabsrapporter, som din virksomhed skal udfylde af skatteagenturer og långivere, kan du oprette tilpassede rapporter, der sporer alt fra dollarværdien af det produkt, din linje producerer om en time, til salgstallene for hvert af dine salg personale. Disse tal er afgørende for at træffe strategiske beslutninger. De kan hjælpe dig med at identificere, hvilke aspekter af din virksomhed, der giver mest profit og er mest værd at pleje. De kan også kalde din opmærksomhed på vanskeligheder, der kan rettes, såsom aspekter af produktion, der tager for lang tid og koster for meget.
Hvordan virksomheder kan gøre regnskab
Din virksomhed kan enten gøre dit regnskab internt eller ansætte en professionel udenfor for at hjælpe med processen. Mange virksomheder bruger en hybrid af disse to tilgange, idet internt personale udfører nogle opgaver som grundlæggende bogføring, og derefter kontraherer med en ekstern revisor for at afslutte årlige afgifter.
In-house regnskab giver fordel for at have en person, der kender din virksomhed i dybden og registrerer dine indtjeninger og udgifter. En bogholder, der er dybt involveret i din virksomhed, vil være i stand til at identificere og kategorisere varer på kvitteringer, bestemme, om de er materialer, der indgår i dine omkostninger til solgte varer eller forsyninger, som du har brug for til organiseringen bag scenen. En intern bookkeeper har dog ikke den faglige ekspertise, som en outsider kan bringe til blandingen. Denne viden er nyttig til at skabe systemer som din første bogføring opsætning, og også for at fange nuancer som udgifter, der ikke er legitimt fradragsberettigede.
En ekstern bogholder kan bringe erfaring og perspektiv til din virksomheds regnskabsprocesser. Som en professionel har denne bogholder sandsynligvis set bøgerne i en række virksomheder og kan vise dig, hvordan du opdaterer dine systemer, så de giver de oplysninger, du har brug for, og kan forstås af andre fagfolk som bankfolk og skatterevisorer. En outsider kan dog ikke gøre så godt et arbejde som en insider for at forstå, hvordan din virksomhed virker, og hvilke oplysninger du måske finder mest nyttige. For eksempel forstår din revisor sandsynligvis ikke de typer opgørelser, du bærer ud fra en merchandiser. Men oplysninger om, hvordan forskellige kategorier af varer bevæger sig, kan være afgørende for finjustering af dine indkøb.
Typer af regnskabsmæssig software til virksomheder
Online Accounting Software: Online regnskabsprogrammer giver dig den fordel at synkronisere dit regnskabssystem med dine bankkonti. Denne tilgang gør det nemt at indtaste transaktioner ved blot at finde dem i dine bankfeeds og derefter klikke på de rigtige knapper. Denne funktion mindsker muligheden for, at du vil savne en udgift, som du måske, hvis du begyndte med papirindtægter og tabt en. Brug af online regnskabssoftware giver dig også adgang til dit regnskabsprogram fra enhver computer, i stedet for at skulle bruge dit eget skrivebord. Men online regnskabsprogrammer tager længere tid end desktopversioner til at behandle hver transaktion, og denne gang tilføjes, når du laver snesevis af poster. Udøvelsen af matchende kvitteringer med bankfeeds kan også være langsom og besværlig, og dette trin er nødvendigt, hvis et enkelt køb omfatter varer i flere kategorier, såsom materialer og forsyninger. QuickBooks er den mest populære og mest klassificerede online regnskabssoftware. Xero er højt anset for Mac-brugere, og Zoho fungerer særligt godt til meget små virksomheder.
Desktop Accounting Software: Selvom online-regnskabsprogrammer har været stigende i popularitet, tilbyder desktop-versioner stadig fordele for mange brugere. Du kan købe et desktop regnskabsprogram med et engangs køb, mens online-programmer opkræver et løbende månedligt gebyr. Når du bruger et desktopprogram, er al din information let tilgængelig på din egen computer, snarere end placeret i skyen, hvor den er sårbar over for sikkerhedsproblemer og udbredt systemfejl. Desktop regnskabssystemer tendens til at være meget enklere end cloud-baserede systemer, hvilket gør det lettere at lokalisere og identificere fejl og inkonsekvenser. På grund af deres relative enkelhed er desktop-systemer også lettere at tilpasse sig virksomhedens individuelle behov.
Brugerdefinerede og manuelle regnskabssystemer
Du har faktisk ikke brug for regnskabssoftware overhovedet, hvis din virksomhed er lille, og dine behov er enkle. Du kan designe regneark med Excel eller Google Sheets, der hjælper dig med at spore og tilføje de variable, du skal vide, såsom kategoriserede udgifter og løbende indtjening. Disse programmer hjælper dig med at holde og organisere dine oplysninger på en måde, der giver mening for din virksomhed, og homegrown regneark gør helt legitime regnskabssystemer, så længe de fortæller dig, hvad du skal vide for at betale dine skatter og forstå dine operationer. For eksempel kan du oprette et lønsystem, der logger på timer brugt til bestemte opgaver som produktion. Derefter kan du bruge disse tal til at beregne den gennemsnitlige dollarværdi af et produkt fremstillet pr. Produktionstid, og du kan se, hvordan denne figur ændrer hver uge.
Men du behøver ikke engang en computer til at gøre forretninger regnskab. Det er helt legitimt at holde håndskrevne ledgers, som virksomhedsejere har gjort i århundreder. Kontorforsyningsbutikker sælger regnskabsbøger med passende størrelse kolonner, og du kan bruge disse til at liste og kategorisere indtægter og udgifter. Med et manuel regnskabssystem skal du tilføje alle tal for hånd, hvilket dramatisk øger den tid, du bruger på regnskab. Men manuelle regnskabssystemer er ikke sårbare over for slags computerfejl og risici for tabte data, som du støder på med edb-systemer. Sandt nok kunne dit hus brænde ned, og du kunne miste din storbog, men hardwarefejl er betydeligt mere almindelige end husbrande.
Single-Entry Versus Double-Entry Regnskab
Hvis din virksomhed er lille og forholdsvis enkel, kan du også vælge mellem bogføring med enkelt og dobbelt bogføring. Et single-entry system sporer simpelthen det, du har brugt og tjent, og tæller disse summer. Hvis du bruger et håndskrevet hovedbog, eller hvis du har oprettet dine egne regneark, bruger du højst sandsynlig brug af enkeltregistrering. Et dobbelt indtastningssystem synkroniserer dine regnskabsoplysninger med dine bankkonti og andre oplysninger, der er relevante for din balance. Hver gang du bemærker, at din virksomhed har tjent indtægt, vil du (eller din regnskabssoftware gøre) en tilsvarende post, der viser, hvor pengene opstår i din virksomhed, f.eks. På en bestemt bankkonto. På samme måde viser hver gang du betaler for en udgift, et dobbelt indgangssystem, hvordan dit firma har brugt pengene. Der er intet juridisk krav om, at du opretholder et bogføringssystem med dobbelt bogføring, men hvis du holder en enkelt bog, bør du udvikle en måde at sammenligne og afstemme dit regnskabssystem med dine nuværende aktiver.
Valg af det rigtige regnskabssystem
Der er ikke noget regnskabssystem, der passer til enhver virksomhed. Når du vælger, hvordan du opsætter virksomhedens bøger, skal du overveje, hvilken type information du har brug for mest, og hvilke ressourcer du er villig til at bruge til at få den. Hvis du hader at arbejde med tal og de næsten ikke giver mening, skal du ansætte en professionel udenfor, men forsøger stadig at lære så meget som muligt for at forstå de rapporter, du modtager. Hvis du har tid og interesse, skal du gøre så meget af dit eget regnskab som muligt. De oplysninger, du kompilerer, vil være relevante og meningsfulde, og du får værdifuld indsigt i, hvordan din virksomhed kan være mest succesfuld.
