Møde minutter er en organiseret oversigt over deltagerne i et møde og de diskuterede emner. Protokoller tjener som en nyttig reference til drøftelser og beslutninger samt et dokument til støtte for interne henstillinger.
Varer inkluderet
Åbningen af mødemøder indeholder en liste over deltagere. Det noterer også dato, tidspunkt og møde for mødet. Som mødet går sammen, er emner præsenteret for diskussion, og nogle gange afstemt eller besluttet. Opfølgningsminutterne refererer deltagerne til hvert emne. Protokollen noterer sig også de ideer, der blev forelagt til diskussion, og hvem præsenterede hver nøgletank. Stemmer eller beslutninger, sammen med rettede handlingstrin, er også inkluderet i minutter.
Typer af møder
Deltagerne i uformelle arbejdsgrupper eller udvalgsmøder tager ofte deres egne noter. Et medlem kan endda distribuere en gennemgang af mødet til andre deltagere. Organiserede og strukturerede møderminutter bruges normalt kun til mere formelle sammenkomster. Protokoller holdes typisk til organisationsudvalgsmøder, bestyrelsesmøder, statslige organer eller kontormøder og offentlige møder. En sekretær eller administrativt personale tager normalt noter og udarbejder protokollen.
Reference Brug
Medlemmer af arbejdsgrupper eller udvalg benytter ofte mødereferater som reference. Referatet vejviser hver person, der er involveret i deres roller, i udførelsen af beslutninger. I samarbejdsindstillinger hjælper minutter også ledere med at holde hver person ansvarlig for sin rolle. Hvis et holdmedlem undlader at gennemføre en aftalt handling, kan han blive anklaget af en leder. Protokoller fra regerings- eller offentlige organisationsmøder opfylder også de offentlige myndigheders forpligtelse til at formidle information til de befolkninger, de tjener, og til at fremlægge en oversigt over den officielle virksomhed.
Dokumentation Brug
I nogle tilfælde bruges møderminutter også som et supportdokument. Organisationskomiteer diskuterer ofte problemer, beslutninger og handlinger, og derefter foretager en formel anbefaling til et større bestyrelse eller organ. Protokollen er ofte knyttet til indsendelsen for at demonstrere samtaler involveret af udvalget. På et kollegium indsender skole eller uddannelsesafdelinger typisk rådgivende udvalgsmøder til støtte for læseplanforslag.
