Kirkens mødeprotokol giver den officielle, juridiske dokumentation for bestyrelsens eller udvalgets handlinger. De er vigtige internt for historisk nøjagtighed og bruges også af eksterne parter; for eksempel af udlånsinstitutioner for at fastslå, at kirken har godkendt et byggeprojekt, inden der udstedes et lån til det. Revisionsretten og IRS ser også på protokollen som bevis for, at visse finansielle transaktioner blev godkendt. I de fleste organisationer tager sekretæren eller optagelsessekretæren protokollen.
Indhold
Selvom det specifikke indhold varierer fra udvalg, er der i almindelighed minutter for alle kirkeorganisationer:
- Nærmere oplysninger om mødet, som f.eks. Tid, dato, sted, hvem der deltog og hvem var formand for.
- Om mødet regelmæssigt planlægges eller et specielt møde og, hvis specielt, hvem indkaldte mødet og til hvilket formål - vedlægge en kopi af mødemeddelelsen.
- Bestilt oversigt over hvad der skete på mødet.
- Afbrydelse og tid.
- Sekretærens underskrift og, så snart protokollen er godkendt, den præsident.
Et af de mest udfordrende aspekter ved minutoptagelse er at bestemme, hvor meget detaljer der skal registreres. Mennonite Brothers Historical Commission foreslår at registrere hovedpunkterne i de drøftelser, der fører til beslutninger, samt de behandlede alternativer og et resumé af, hvorfor udvalget valgte et alternativ over de andre. Det Evangeliske Råd for Finansiel Ansvarlighed tyder på, at bestyrelsen etablerer en politik om detaljer, der er konsekvente uanset den enkelte sekretær. Det foreslår at inkludere nok detaljer for at vise, at bestyrelsen var forsigtig, men ikke så meget, at protokollen læste som en roman.
Tager protokollen
Inden mødet begynder, få en kopi af dagsordenen. Når mødet skrider frem, tage detaljerede noter vedrørende mødeoplysninger, bestyrelsesrapporter, diskussioner og handlinger som bestyrelsen fortsætter gennem hvert punkt på dagsordenen. Optag beslutninger, beslutninger og beslutninger ordret, men opsummer diskussionerne. Sørg for at medtage navnet på hver person, der foretager en bevægelse, eller hvem iværksætter handling og eventuelle interessekonflikter. Når mødet er færdigt, transkriberer og kondenserer dine noter for at inkludere de relevante detaljer og sætter dem i det korrekte format, begyndende med mødeoplysningerne, og derefter fortsætter efter dagsordenen.
Bevarelse af protokollen
Når du har udfyldt udkastet til protokollen, cirkulerer dokumentet til medlemmerne. De minutter, du har skrevet til dette møde, vil blive godkendt, med eller uden korrektioner, på det næste møde. Når minutter er godkendt, udarbejder du en endelig kopi, så underskriver du dokumentet og beder formanden om at underskrive det også. Gem protokollen kronologisk i en loose-leaf minut bog, sammen med møde dagsorden. Den loebladebog skal også indeholde en indholdsfortegnelse og kopier af kirkens vedtægter og forfatning. På et tidspunkt, måske måske årligt, kan minutter være fagligt bundet.
