Formålet med en konferencebrochure er at tiltrække delegerede til en begivenhed og lade dem kende konferenceplanen. Brochuren bør derfor indeholde oplysninger om mødested, højttalere, rejsearrangementer og andre vigtige fakta. Kopien skal være klar, informativ og overbevisende, opmuntrende læsere til at reservere deres pletter, så de kan drage fordel personligt eller professionelt. En introduktion fra en fremtrædende højttaler eller direktør giver et nyttigt overblik over arrangementet samt en velkomst til potentielle delegerede.
Målgruppe
Konferencearrangører retter deres begivenheder til bestemte grupper, så find ud af mere om målgruppen for at sikre, at brochuren giver relevante fordele. Publikum kunne være så forskelligartet som lærere, ledende medarbejdere fra bilindustrien eller medlemmer af offentligheden, der er interesseret i countrymusik. For at finde information om publikum, spørg arrangørerne for publikumsprofiler af tidligere begivenheder. Arrangørerne undersøger deres målgrupper og beder om demografiske eller forretningsmæssige oplysninger og udgiver profiler for at demonstrere kvaliteten af deres arrangementer til delegerede, præsentanter og sponsorer.
Fordele for delegerede
Brochuren skal give delegater gode fordele for at deltage. Forretningsmedlemmer skal kunne retfærdiggøre fridage, og private deltagere vil gerne vide, at de får værdi for at bruge deres egne penge. Identificer fordelene for målgruppen. Konferencen kan give en enestående mulighed for at høre verdensberømte højttalere, se demonstrationer af de nyeste produkter eller forbedre færdigheder ved at deltage i højkvalitets træningssessioner. Fordelene kan være mindre håndgribelige, f.eks. Muligheden for at etablere netværk med andre i en branche måske med henblik på at lande et job eller lave et salg.
Logistisk information
Omfattende information om konferencelogistik er afgørende. Ifølge det amerikanske konferenceinstitut dækker de spørgsmål, der ofte stilles af konferencemyndigheder, emner som registrering og betaling, rejser og catering arrangementer, indkvartering og aflysninger. For at gøre det let for læsere at tilmelde sig arrangementet, skal de indeholde fuldstændige registreringsoplysninger. Angiv omkostningerne til deltagelse, herunder eventuelle rabatter for tidlig registrering. Giv kontaktoplysninger til læsere, der måtte have brug for yderligere oplysninger, og lad delegerede vide, hvornår de vil modtage velkomstpakker.
Konferenceprogram
Udsæt konferenceprogrammet med tidsplaner og detaljer for hver session for at hjælpe delegerede med at planlægge deres tid på konferencen. Lad delegerede vide mere om konferenceformatet, som kunne omfatte præsentationer, rundbord, workshops og udstillinger. Biografier af præsentanterne hjælper delegerede med at vælge de sessioner, de ønsker at deltage i, og angive status eller kvalitet af arrangementet.
Opretholdelse af kommunikation
Konferencebrochuren er kun et element i et pre-konference marketing program. Ifølge Inc. hjælper udstationering af information og begivenhedsnyheder på sociale medier med at bevare interessen, da arrangementet kommer nærmere. Meddelelser om ekstra højttalere eller specielle arrangementer kan for eksempel skabe en buzz omkring arrangementet og reducere risikoen for, at delegerede slippe ud.
