En typisk forretningsorganisation opnår sin arbejdsbyrde ved at oprette en række opgaver, som udføres og udføres efter behov. Disse opgaver kan omfatte indkøbsmaterialer, salg af tjenesteydelser, ansættelse af medarbejdere eller svar på kunder. Placering af disse opgaver i serier af organiserede og sammenkoblede systemer kan være til gavn for virksomheden ved at indføre effektivitet og orden til arbejdsdagen og i sidste ende øge bundlinjen. Arbejdsordninger tillader hverdagens opgaver at fungere på en koordineret måde og tilvejebringe en grundlæggende ramme for at producere tjenester og produkter.
Definer systemet
Et arbejdssystem er en kollektiv indsats og er designet, når en bestemt opgave eller et mål er identificeret som at kræve mere end en person at opnå. Arbejdssystemer omfatter teknologi, information og forretningsmæssige ressourcer til at skabe tjenester eller produkter til kunder både eksterne og interne. Den person eller personer, der rekrutterer andre til at operere inden for arbejdssystemet, skal først definere og organisere systemet, der vil gøre det muligt at nå målet. Systemet skal defineres for at vide, hvilke arbejdstagere og maskiner der er brug for, hvad hver vil gøre, og hvordan systemet vil strømme fra en opgave til den næste for at opnå maksimal effektivitet.
Typer af arbejdssystemer
Der eksisterer ikke en enkelt type arbejdssystem, fordi begrebet arbejdssystem er en skal, der kan fyldes med en organisations mål og behov. Eksempler på arbejdssystemer omfatter et informationssystem, en forsyningskæde, en service til medarbejdere eller kunder, og det system, som en køber indtaster, når man bestiller et produkt fra organisationen. E-handelswebsites kan også betragtes som arbejdssystemer, der udfører opgaver som marketing, kundeservice eller håndtering af transaktioner.
Nogle arbejdssystemer er designet til at udføre en opgave og derefter afslutte, såsom et specielt projekt (konference, dataindsamling) eller et produkt, der er fremstillet til en bestemt tid og derefter afbrudt. Andre arbejdssystemer kan forbinde sammen for at danne et større arbejdssystem som det arbejdssystem, der producerer et produkt. For eksempel forbinder produktarbejdsarbejdssystemer (produktionslinjer) forsyningskæden arbejdsmateriale (materielle indkøb), design arbejdssystemet (engineering) og emballeringsarbejdssystemet (producerer et købsret produkt.)
Elementer af systemet
Alle arbejdssystemer indeholder en række elementer, der påvirker arbejdssystemet. Elementerne er indbyrdes afhængige og arbejder sammen for at skabe et helt system. Disse elementer omfatter arbejderen, opgaven, organisationens struktur, organisationens politikker og retningslinjer og organisationens ledelsespraksis.
Arbejderen kan være en medarbejder eller en kontraktansat arbejdstager. Opgaven omfatter også, hvad der skal gøres og hvordan opgaven skal udføres. Organisationens struktur omfatter enkeltpersoner, roller i virksomheden og hvordan rollerne vedrører det arbejde, der skal udføres. Organisationens politikker omfatter aftaler, regler og udtalelser, der dikterer måden arbejdet skal udfyldes på.Ledelsespraksis inden for organisationen styrer og styrer udførelsen af arbejdssystemet og hjælper med at bevare fokus og motivation.
Grundlæggende ramme
Selvom arbejdssystemer varierer meget mellem organisationer, er der en grundlæggende ramme for komponenter, der kan bruges til at udfylde arbejdssystemet. Disse komponenter omfatter deltagere, aktiviteter og processer, teknologier, information eller data, det fysiske miljø, processtrategier og slutproduktet. Ramkomponenterne er forbundet med elementerne til at producere arbejdssystemet.
Revision af arbejdssystemer
Dynamikken ved at revidere et eksisterende arbejdssystem kan opnås ved at indføre et sæt faser på arbejdssystemet. Kendt som livscyklus i arbejdssystemet beskrives disse faser som drift og vedligeholdelse (igangværende forbedringer), igangsætning (nyt arbejdssystem), udvikling (nye krav) og implementering (installation, uddannelse, testning). Både planlagte og uplanlagte revisioner og ændringer kan forekomme, når disse fire faser anvendes. Planlagte ændringer bruger alle fire faser, og uplanlagte eller uventede ændringer sker gennem hver fase i form af tilpasninger, eksperimenter og rettelser.
