Sådan skriver du en faktuel rapport

Rapporter er den mest almindelige metode til at sprede information i erhvervslivet. Faktiske rapporter analyserer og beskriver en situation og indeholder en stor mængde præcise data. Succesfulde rapportforfattere ved at skrive rapporten er kun slutningen af processen. De planlægger deres rapport, de overvejer dens formål, og hvem skal læse det, og de bestemmer hvad de skal sætte i det og hvordan man effektivt organiserer det. En velskrevet og velpræsenteret faktuel rapport er resultatet af en omhyggeligt planlagt proces.

Identificer Reader og Set Objectives

Overvej læserens viden

Overvej hvad læseren allerede ved. Fælles problemer i faktuelle rapporter overvurderer og undervurderer en læsers viden. Det er nemt at overvælde folk med jargon eller bore dem med forenklede oplysninger. Prøv at finde ud af, hvor meget din læser allerede kender og kommunikerer på det rette niveau af viden.

Forstå din læsers interesser

Tænk på læsernes holdning. Læseren kan have særlige interesser, kan lide eller ikke lide. Forstå hvad din læser virkelig ønsker. Lever en rapport, der vil appellere til deres holdninger, eller det kan ikke blive læst. Reflektere over, om den person, der læser rapporten, vil gøre det på baggrund af forudforståede ideer om indholdet.

Bestem hvilken viden læseren har brug for

Bestem hvilken faktisk viden, læseren har brug for. Overvej i hvilket omfang du skal give baggrundsoplysninger eller definere tekniske termer.

Overvej de ønskede fakta

Se på hvilke fakta læseren ønsker at lære. Tænk på, hvordan de faktuelle data, du præsenterer, leverer dette. Nogle gange kan processen vise, at en rapport slet ikke er nødvendig, eller at målet bedst kan opfyldes på en anden måde.

Materialer, struktur og stil

Vælg materiale omhyggeligt

Vælg dit materiale omhyggeligt. Hold det enkelt og begrund dine konklusioner. Forenkle så meget som muligt. Kassér fremmed materiale og fokus på det væsentlige. Retfærdiggør dine konklusioner med fakta og angiv hvor du fandt dem. Opbyg faktaene i et logisk og konsistent tilfælde, så din læser kan nå frem til de samme konklusioner.

Planlæg rapportens struktur

Planlæg rapportens struktur. Fakta skal være et sæt retninger, der tager læseren til din konklusion. Start med at dele din rapport i store sektioner. Hvert emne kan opdeles på denne måde. Disse underopdelinger kan blive overskrifterne i din rapport.

Lav en liste under hver overskrift af alle de punkter, du vil hente, og noter de oplysninger, du skal bruge til at understøtte dem. Arranger punkterne i en logisk rækkefølge, der opfylder dine mål.

Anvend en passende stil

Anvend en passende stil. Selv om rapporter følger strenge konventioner, er der plads til personlig stil. Effektive rapporter udnytter en udarbejdelse og redigeringsproces. Vælg terminologi, der er bekendt med din læser. Tekniske vilkår er nyttige for medspecialister, men vil være forvirrende for andre.

Udnyt passende præsentationsteknikker

Udnyt passende præsentationsteknikker. Rapporter indeholder tabeller, grafer, stregdiagrammer eller andre diagrammer til præsentation af data.

Følg konventionen om rapportskrivning

Forbered en titelside

Forbered en titelside. Dette indeholder normalt titlen, undertekster, dato, forfatterens navn og stilling i virksomheden. Det vil også angive, hvem der modtager den faktuelle rapport. Det kan også indeholde et referencenummer eller en anden form for klassificering.

Skriv en oversigt

Skriv et resumé. Dette er især nødvendigt, hvis rapporten er lang. Det giver travle mennesker kernen i rapporten uden at skulle læse det hele. Et attraktivt resumé kan motivere folk til at læse hele rapporten.

Inkluder en indholdsside

Inkluder en indholdsside. Dette er en separat side, der indeholder hovedafsnittene eller kapitlerne, underafsnittene og bilagene. Det giver også sidetal og skal angive forholdet mellem sektioner.

Skriv en introduktion

Brug en introduktion til at forklare formålet med den faktuelle rapport. Dette giver baggrundsinformation og forklarer hvorfor det er nødvendigt. Introduktionen angiver formålet med rapporten, de mennesker, den er skrevet til og dens anvendelsesområde.

Organiser rapportens krop

Organiser rapportens krop. Dette indeholder dine detaljerede fakta og resultater, viser hvordan de blev ankommet og angiver de påvirkninger du har lavet. Lever dine konklusioner. Sammendrag de væsentligste faktuelle punkter i din rapport og giver en vurderet dom om dem.