Per definition er en omfattende rapport beregnet til at udforske et emne eller en ide i detaljer. I erhvervslivet bruges omfattende rapporter ofte til at evaluere og diskutere virksomhedens økonomiske situation. Omfattende rapporter kan også bruges til andre formål, som f.eks. Opsummering af en ny forretningstrend eller beskrive et nyt målmarked. At lære præcis, hvordan man skriver en omfattende rapport kan være en nyttig forretningskompetence for medarbejdere på ethvert niveau.
Før du begynder at skrive
Inden du begynder at skrive din omfattende rapport, skal du samle alle relevante oplysninger, data, diagrammer, tabeller og dokumenter, du skal henvise til, når du skriver. Du bør oprette et omrids, et skriveværktøj, som kan hjælpe dig med at organisere dine tanker til et struktureret format. En oversigt består typisk af korte sætninger eller sætninger, som kan tjene som udgangspunkt for de forskellige dele af din rapport. Selvom disse afsnit varierer afhængigt af typen af rapport, du skriver, kan de indeholde et resumé, en introduktion, en indholdsfortegnelse, flere hovedkomponenter, en konklusion, et bilag og en referencerektion.
Skrivning af rapporten
Brug din oversigt til at guide dig ved at begynde med at skrive et første udkast til den omfattende rapport. Begynd med introduktionen, som vil fortælle læsere, hvad de skal læse og forklare de vigtigste punkter, der skal laves i rapporten. Efter introduktionen tilføjes flere afsnit eller specifikke afsnit, der angiver nøglepunkterne i din rapport. I slutningen af rapporten skriver du en konklusion, der opsummerer rapporten. Konklusionen bør konsolidere alle de vigtigste punkter i rapporten. Det kan indeholde dine anbefalinger eller udtalelser om emnet ved hånden.
Sammendrag
Når du har skrevet din rapport, er det nyttigt at skrive resuméet. Dette består af flere afsnit, der opsummerer hele rapporten. Sammendraget skal give læseren et kondenseret eksempel på den samlede rapport, så de kan vælge højdepunkterne. Dette afsnit af papiret er ofte nyttigt for travle ledere, der ønsker at forhåndsvise rapporten for at få en forståelse af, hvad det handler om. En kort prøve af et resumé kan være:
Eksempel:
Digital Shirts, Inc. tilbyder high-end skræddersyede skjorter udstyret med en proprietær algoritme. Vores butikker er beliggende i nogle af de fineste indkøbscentre i landet, næsten udelukkende i højere indkomst kvarterer. Vores salgsteam er veluddannet til at skabe en håndværkskøbsoplevelse for hver kunde.
Denne rapport er pålagt at beskrive detaljerne i en foreslået ny fløj af virksomheden.
Med udgangspunkt i tal fra de seneste fem år viser rapporten, at indkomsten er stagnerende, mens andre high-end-detailhandlere ser rekordstigninger. Efter omfattende undersøgelser har undersøgelsesafdelingen fastslået, at alle virksomheder med en rapporteret stigning i indkomst også havde en stigning i digitalt indhold, der forbinder dem med deres kunder.
F & U har fastslået, at en digital fitting app, designet til at give hver skjorte en perfekt pasform uden omfattende personlige tilpasninger, ville skabe en betydelig stigning i indtjeningen. Denne rapport beskriver yderligere, hvordan appen skal bruges, mængden af praktisk forskning, der er udført, og de forventede resultater af vedtagelsen af denne teknologi.
Det anbefales, at alle butikker begynder at indarbejde den nye digitale monteringsteknologi, og at trænings- og markedsføringsmateriale skal oprettes i tide for at udnytte den kommende ferie sæson.
Understøttende dokumenter er nyttige
Angiv kilden til de diagrammer, tabeller eller grafik, du brugte i rapporten i tillægget, og tilføj dine forskningskilder til referencensiden. Disse bilag vil tilføje vægt på dine argumenter.
Redigeringsprocessen
Når dit første udkast er gennemført, gå tilbage gennem den omfattende rapport for at foretage ændringer og tilføjelser, som du finder passende. Du kan ende med flere udkast inden udgangen af skriveprocessen. I hele skriveprocessen skal du holde din målgruppe i tankerne. Den type sprog du bruger varierer afhængigt af hvem der læser den omfattende rapport. For eksempel, hvis du skriver for en ekspert på området, kan du inkludere komplekse, branchespecifikke vilkår. Men hvis du skriver til en legende, undgå at bruge jargon og forvirrende akronymer. I nogle tilfælde kan det være fornuftigt at skrive en anden omfattende rapport for hver gruppe af interessenter.
Når du er færdig med at skrive
Når du har gennemført skriveprocessen, er det vigtigt at korrekturlæse dit arbejde flere gange og foretage eventuelle korrektioner. Inden du sender den omfattende rapport til den tilsigtede målgruppe, skal du overveje at spørge et medlem af din virksomheds kommunikationsafdeling for at korrekturlæse og redigere dokumentet. Dette trin er afgørende, hvis den omfattende rapport vil blive læst af offentligheden i fremtiden.
Nøjagtighed, ordentlig grammatik og stavning er nøglen, især hvis rapporten bliver læst af øverste ledere hos din virksomhed. Mens dit arbejde ikke læses af alle medlemmer af virksomhedens kontor, kan en stor omfattende rapport kun få dig til at se bedre ud, når kampagnetiden kommer rundt.
