At kende dit publikum er nøglen til at skrive et brev for at introducere din virksomhed eller organisation. Din hensigt er en anden vigtig kendsgerning ved at skrive en effektiv forretningskommunikation, der overfører til din læser din organisations formål og struktur. Formålet med et introduktionsbrev varierer fra at annoncere, at dit firma er kommet på fællesskabskortet til en velgørende organisation, der beder om økonomisk og in-kind støtte fra donorer og frivillige.
Få din virksomheds højeste udøvende chef til rådighed, samt en person, der er fortrolig med markedsføringskoncepter eller en medarbejder med ansvar for markedsføring af organisationen for at skabe et introduktionsbrev. Din virksomheds udøvende eller grundlægger kan give indsigt i virksomhedens formål og hvorfor den blev grundlagt, og din marketingguru kan kaste lys over, hvordan man appellerer til virksomhedens kundebase.
Stem på det bedste format til dit introduktionsbrev. Hvis din organisation har et stærkt socialt medie netværk såvel som en kundebase, der foretrækker traditionel kommunikation, skal du udarbejde to versioner af dit introduktionsbrev. Opret en meddelelse, der går viral og en anden, der er mere passende til udbredelse af hard copy.
Konstruer dit første afsnit med publikum i tankerne. Appel til filantrope med en åbning som "Hver år hjælper ABC Foundation tusinder af fordrevne kvinder med at rekonstruere deres liv." Imidlertid vil fremtidige virksomhedsejere sætte pris på iværksætterlinjen fra en introduktion, der forklarer organisationens ydmyge begyndelser, som f.eks. "XYZ Corporation begyndte i Steve Wilsons garage som en hobby to årtier, før den gennemsnitlige amerikanske havde råd til en hjemmecomputer." Brug resten af dit første afsnit til at beskrive din organisations oprindelse eller fundament.
Udkast til andet afsnit i dit introduktionsbrev for at forklare, hvad din virksomhed eller organisation gør - hvis du træner underarbejde eller arbejdsløse, beskriv de typer jobtræning du giver. Ligeledes, hvis du sælger produkter til globale markeder, beskriv de mange nationer, din virksomhed påvirker ved at distribuere sine varer til kunder over hele verden.
Opret et billede af din organisations struktur i dit tredje afsnit. Undgå blot at henvise til et organisationsdiagram - dit introduktionsbrev skal ikke have vedhæftede filer. Beskriv ledelsesteamets ledelse og hvordan hvert medlem af teamet deltager i at udvikle virksomhedens strategi. Fortæl dine læsere om virksomhedens afdelingsfunktioner og hvordan afdelinger interagerer. Godkend din menneskelige kapital; forklare, hvordan medarbejdernes kvalifikationer og ekspertise og hvordan de bidrager til organisationens succes. "XYZ Corporation medarbejdere har kombineret 75 års ekspertise inden for computer netværk og software udvikling" er et eksempel på at anerkende medarbejdernes faglige ekspertise.
Indpak dit brev i et fjerde afsnit ved at omformulere formålet med din introduktion. Hvis du er ny til erhvervslivet, opfordre kunder og endda andre virksomheder til at stoppe ved din butik eller besøge dit websted. For et introduktionsbrev, der beder om donation, gentager din organisations formål, dets tidligere succeser og beder om donationer. Engag dine læsere til at finde ud af mere om din virksomhed og organisation.
Forbered en signaturlinje til din virksomheds øverste ledende leder eller organisation. Forudsat det er muligt, udarbejde kopier af brevet til individuelle og originale signaturer - de føjer et varmt, personligt præg til erhvervskommunikation.
