Når du forlader en voicemail, er det vigtigt at repræsentere dig professionelt. Hvis du vil blive taget seriøst, skal du vide, hvordan du skal forlade en besked korrekt, hvad skal du sige, og hvordan du afslutter din besked.
Sådan forlader du en voicemail
Du forlader sandsynligvis en besked, der anmoder om tilbagekald, så den måde du præsenterer dig på telefonen vil påvirke chancen for, at personen ringer tilbage. Sørg for, at du ved hvad du skal sige, før du selv foretager telefonopkaldet. Start med at sige dit navn og dit firmas navn eller firmaet du ringer fra. Sørg for at sige dit telefonnummer to gange, så modtageren har tid nok til at skrive nummeret nede.
Hvis du har et unikt navn, skal du stave det som du giver dit telefonnummer første gang. Selvom du er nervøs, snak langsomt som om du skriver oplysningerne ned. Snakende kan forveksle den person, du forsøger at kontakte. En telefonsvarer skal ikke være mere end 30 til 45 sekunder lang. Gå direkte til dit opkaldspunkt.
Practice Professionalism som du afslutter en telefonsamtale
Selvom det er godt at komme til en telefonsvarer, vil du aldrig bare sige dit navn, nummer og fortælle den person, der skal ringe tilbage. Der skal være mere information. Du skal kort beskrive, hvorfor du ringer. Når du har forladt dine oplysninger, kan du fortælle personen, hvilken tid du vil være tilgængelig indtil, men også lade ham vide, at han kan ringe til hans bekvemmelighed.
Forlad dit nummer i slutningen af beskeden, anmodning om et opkald, men også omtale du vil prøve igen i morgen. Intet viser mere engagement end forsøger igen.
Altid ende med påskønnelse som at sige tak. En anden måde du kan afslutte opkaldet er at fortælle ham, at du ved, at han har travlt, men du vil sætte pris på et opkald tilbage. Uanset hvilken måde du vælger at afslutte din telefonsvarer, skal du sørge for at du smiler som du siger det. En mund, der er frowning, har en anden lyd end en smilende mund. Folk kan mærke, hvis nogen er glad og smiler på den anden linje, så smil hvis du vil have en øget chance for tilbagekald.
Sådan afslutter du en voicemail-hilsen
Når du opretter din voicemail-hilsen til din kontor-lukkede voicemail-besked, skal du undgå overspilede sætninger som "Dit opkald er vigtigt for mig." Start din hilsen ved at undskylde, du savnede deres opkald, giv en estimeret tidsramme, når opkaldere kan forvente en tilbagekaldelse og alt andet, der er vigtigt for dem at vide. Hold din hilsen kort og til det punkt, så dine opkaldere er mere tilbøjelige til at forlade en besked. Den gennemsnitlige hilsen skal være omkring 25 sekunder.
Et eksempel på en voicemail hilsen kunne være, "Hej, Du har nået (firmanavn). Jeg beklager, at jeg savnede dit opkald. Venligst lad dit navn og det bedste telefonnummer du kan nås på. Jeg vender tilbage til dig indenfor 24 timer. Tak."
