Kvitteringsbekræftelsesbreve bekræfter levering af ønskede varer, såsom en forsendelse af varer eller et kontraktforslag. Brevet beskriver klart, hvad der blev modtaget og hvornår. Det bemærker også, om nogen opfølgning er nødvendig. Bogstaverne er normalt kun nogle få stykker lange og sendes normalt inden for en arbejdsdag for at modtage de ønskede varer. De fleste kvitteringsbekræftelsesbreve sendes med almindelig post, men fax, email og bekræftet mail er også muligheder. Colorado State University bemærker, at bekræftelsesbreve er en professionel høflighed, der hjælper med at fremme forretningsforbindelser.
Gennemgå de elementer, du ønsker at anerkende modtager. Bekræft, at leveringen matchede dine forventninger.
Adress brevet til den person, der forventer kvitteringsbekræftelsen. Personens fulde navn og titel sammen med adressen skal fremgå af brevet og konvolutten.
Skriv brevet. I første afsnit bekræftes modtagelsen af varerne ved at takke afsenderen for at levere de ønskede varer eller oplysninger. Indtast derefter hvert enkelt emne modtaget sammen med datoen.
Informer modtageren i andet afsnit om, at du er tilfreds med leveringen - hvis det er tilfældet - og at leveringen matchede dine forventninger.
Afslut brevet med et gratis luk som "Tak" eller "Med venlig hilsen" og dit trykte navn. Skriv og send brevet.
