Cash er mere end kun mønter og valuta i erhvervslivet. Det omfatter også checks, kreditkorttransaktioner og postanvisninger. Ved at bruge bedste praksis teknikker til håndtering af kontanter, hjælper du med at reducere fejl og sikre ansvarlighed, selvom mængden af kontanter du håndterer er lav. Ved at oprette og gennemføre kontanterhåndteringskontrol kan du oprette en effektiv proces til styring af udgående betalinger og penge, du modtager.
Kontantansvar
Hold styr på de personer, der har adgang til virksomhedens kontanter, og noter hver persons pengehåndteringsansvar. Du bør vide, hvor din virksomheds kontanter er til enhver tid og være i stand til at spore uregelmæssigheder til bestemte personer. Du kan opnå dette ved at sørge for, at hver betaling har en kvittering udstedt og registreret, der giver hver kunde en kvittering og dokumenterer overførsler. En vejleder bør altid godkende ugyldige eller refunderede transaktioner og kontrollere kontantindskud.
Told adskillelse
Når en eller to har ansvaret for at håndtere kontanter, er der større risiko for svig. Ved at adskille kontanthåndteringsopgaver blandt flere personer kan en enkeltperson ikke have kontrol over kontanthåndteringsprocessen. Har forskellige individer optage kontantbetalinger til bogføringsoptegnelser, modtage penge, indskyde penge, afstemme kontantbetalinger i bogføringsposter, betales regninger og udbetale lønsedler. Når du adskiller kontanthåndteringsopgaver, er hver enkelt ansvarlig over for de andre i kontanthåndteringsprocessen.
Kontantafstemning
Når du har pengeafstemningspraksis på plads, kan du bekræfte, at medarbejdere registrerede kontanttransaktionerne korrekt og har et system med checks og balancer. I det mindste bør du kontrollere dine kontoudtog over for dine kontante kvitteringer og indskud hver måned. Udover at indbetale kontantbetalinger, så snart du modtager dem, tæller og balancerer dine kontante kvitteringer hver dag og sammenligner alle kvitteringer med indskudssedler. Ud over en planlagt månedlig kontantafstemning foretager du en overraskelseskontrol af bogføringsposterne hver måned.
Sikkerhed
Når en virksomhed håndterer kontanter, er det vigtigt at holde pengene og medarbejderne trygge. For at beskytte dine finansielle aktiver skal du altid foretage baggrundskontrol af potentielle medarbejdere, inden du udvider jobtilbud. Hold altid kontanter låst på et sikkert sted og detaljeret din kontanthåndteringspolitik i medarbejderhåndbogen. Begræns antallet af personer, der har adgang til kontanter til så få som muligt, og giv kun adgangskoder og kombinationer til godkendt personale. Hvert år, eller når en medarbejder, der håndterer kontanter, forlader virksomheden, ændrer alle kombinationer og adgangskoder. Når en medarbejder tæller kontanter, skal hun gøre det på et sted, som offentligheden eller kunderne ikke kan se. Når du tager kontanter fra et sted til et andet, ligesom at lave et depositum, eller hvis din virksomhed har en stor campus, skal du bruge vennens system. Altid minimere mængden af kontanter i din virksomhed natten over, så du ikke lider et stort tab i tilfælde af brand eller tyveri.
