Organisationer, der har en kontraktstyringsproces på plads, kan spare tid og penge og har derfor en fordel på markedet. Kernen i en sund kontraktstyringsproces er en central placering, hvor alle kontraktsprog er let tilgængelige.
Analyser kontrakten
Gennemgå kontrakten for at sikre, at den indeholder alle relevante oplysninger. En solid kontrakt definerer klart organisationer og enkeltpersoners roller og ansvar. Det bør give detaljer om alle tidsrammer og deadlines, identificere, hvordan leverancer skal måles og klart fastlægge betalingsordninger.
Forstå baggrunden
Tiden tager tid til at diskutere i organisationen, hvilken rolle tjenesteudbyderen og det forhold, der har udviklet sig, hjælper med at definere kontraktvilkårene. Hvis det er nødvendigt, skal du møde tjenesteudbyderen for at identificere eventuelle udestående problemer. Et solidt forhold til tjenesteudbyderen kan bidrage til at forme en kontrakt, som er til gavn for begge parter.
Etablere overvågningsprotokoller
Sørg for, at der findes systemer til at indsamle data, overvåge tidsplaner, rapportere om ydeevne og arrangere bogføring. Veldefinerede procedurer spare tid og penge.
Hent Nødvendig Dokumentation
Det er vigtigt i starten af en kontrakt at identificere alle nødvendige licenser og dokumentation, bekræfte, at alle oplysninger er aktuelle og dele disse oplysninger med tjenesteudbyderen.
Informer alle parter
Medlemmer af kontraktledelsen og andre interessenter bør først oplyses om deres ansvar i kontraktprocessen. Ansvar under hele kontraktens løbetid bør klart skitseres, så alle holdmedlemmer forstår deres ansvar.
Administrer problemer
Når kontrakten er underskrevet, skal eventuelle uopklarede spørgsmål håndteres, så de ikke giver anledning til problemer i løbet af kontraktperioden. Uopløste problemer på tidspunktet for kontrakt underskrivelse skal nedskrives og løsningen og tidsrammen aftales. Det er også en god tid at identificere kontraktsposter, der vil blive efterladt til fremtidig udvikling. Enhver vare, der kræver en variation i den oprindelige kontrakt, skal registreres omhyggeligt og styres.
Vurder overgangen
En overgangsfase vil være til stede i nogle kontrakter. I slutningen af denne fase skal parterne mødes for at vurdere kontraktens samlede præstationer. I nogle tilfælde er overgangsperioden, når de endelige detaljer om kontrakten hæves i disse tilfælde er en grundig vurdering af overgangsperioden kritisk. Det er også tid til at fastlægge kontraktarrangementer som ressourcer, der vil være nødvendige.
Vurdere ydeevnen
Performance management bør være løbende i hele kontrakten. Vedvarende vurdering af præstationsdata, fortsættelse af hvad der virker og korrigerer det, der ikke er, vil hjælpe med at genoprette kontraktvilkår, der gavner alle parter.
Administrer variationer
Alle kontrakter skal indeholde bestemmelser om variationer, som kun bør tillades i bestemte tilfælde. Kontraktsvariationer skal altid defineres skriftligt ved en formel ændring. En standard forandringsstyringsproces bør være på plads for alle variationer.