Interne kontroller er politikker etableret for at forhindre tyveri af og skade på en virksomheds værdifulde aktiver. Materielle aktiver, såsom fast ejendom, produktivt udstyr, lagerbeholdninger og kontanter, kan være en udfordring at holde sig trygge til enhver tid, men at gøre sig bekendt med interne kontroller til håndtering af materielle aktiver kan bidrage til at sikre din ejendom.
Kontrolleret adgang
Kontrol adgang til nøgleområder i dine operationer, såsom lager lagerfaciliteter, kontanter vaults og udstyr rum, med lås eller sikkerhedskontrolpunkter. Der findes elektroniske systemer, der gør det muligt at begrænse adgangen til følsomme områder til udpeget personale uden at bruge traditionelle nøgler. Disse systemer har evnen til at holde en fortegnelse over hvilke medarbejdere adgang til bestemte områder på bestemte tidspunkter.
Delegationsproblemer
Kun delegere aktiviteter med åben adgang til opgørelse, kontanter og andre værdigenstande til dine mest betroede medarbejdere. Ifølge Montana.edu bør ledere ikke tillade nogen at underskrive lederens navn, når de beskæftiger sig med leverandører, distributører eller kunder, og bør ikke tillade nogen medarbejder enekontrol med eller eksponering for leverings- eller kontanthåndteringsaktiviteter.
Sikkerhedsproblemer
En disciplineret opmærksomhed på detaljer er afgørende for sikkerheden af dine materielle aktiver. Sørg for at låse, låge og sikre dine lokaler efter hver arbejdsdag, og benyt kameraovervågning til at optage overtrædelser eller mistænkelig aktivitet. Gør bankindskud ofte, og hold kun så meget kontant ved hånden som nødvendigt.
Adgangspor
Optag adgang til følsomme områder, når det er muligt. Ifølge siterooms.com er adgangsposter en nøgle til effektive interne kontroller. Opbevar en elektronisk registrering af adgang til begrænsede områder. Kræver kasserere at logge ind i kasseapparater med et unikt id, og tillader ikke kassering af deling. Kræv medarbejdere til at markere deres initialer på bankindskud, leveringsskemaer, kassebånd og andre kontroldokumenter.
Fysiske revisioner
Udfør regelmæssige og tilfældige revisioner af dit lager, udstyr og bankkonti for at fange mistænkelig aktivitet tidligt. Overvej at bruge et tredjeparts revisionsfirma for at sikre pålideligheden af revisionsresultaterne.
Tillad ikke medarbejderne at revidere deres egne ansvarsområder. Tillad ikke, at en medarbejder har ansvaret for at modtage leverancer til at revidere råvareopgørelsen, og tillader ikke den medarbejder, der gør bankindskud til at revidere bankerklæringer og kasseapparatoptegnelser.
Gennemsigtighed
Ovennævnte begreber og teknikker kan hjælpe med tab og skadeforebyggelse, men at gøre dine interne kontrolpolitikker fuldstændigt gennemsigtige for medarbejdere, kunder og forretningspartnere kan tjene til at forhindre forekomster i første omgang. Fortæl dine medarbejdere f.eks., At adgang til begrænsede områder er logget; Lad kunderne vide, at dine lokaler overvåges af videoovervågning; og lad dine leverandører kende dine interne revisionspolitikker.
