En af de fælles former for kommunikation inden for erhvervsliv og videnskab er rapportskrivning. Skriveforretninger og tekniske rapporter kræver skriftlige og organisatoriske færdigheder, forskningskapacitet og evnen til at fortolke data og præsentere det på en måde, som eksperter kan sætte pris på, men en legende kan forstå. Virksomheds- og tekniske rapporter har mange af de samme elementer, derfor er hovedforskellen mellem virksomhedsrapporter og tekniske rapporter generelt genstand for.
Bestem dit publikum og hvordan din forretnings og tekniske information bliver formidlet. Uanset om du skriver til en gruppe eksperter eller deler din virksomhedsekspertise med en gruppe studerende, ved at kende dit publikum, vil det hjælpe med at opbygge en informativ, velmodtaget rapport. Bestem, om din rapport blot er en skriftlig form for kommunikation eller en multimediepræsentation. Hvis du har brug for teknologi, der er til gavn for præsentationen, skal du i hvert fald inkludere diagrammer, dias, video eller andre måder til at illustrere nogle af punkterne i din rapport.
Gennemføre forskning på typer af virksomhedsrapporter og tekniske rapporter. Gennemgå prøverapporter og skabeloner for at blive bekendt med den type information, der forventes i din egen virksomhedskommunikation.
Skitsere dit emne og inkludere underemner for at hjælpe med forskningsprocessen. Forbered et omrids for at holde fokus på hver sektion og hjælpe dig med at undgå forandring, hvilket kan producere en uorganiseret præsentation. Typiske forretnings- eller tekniske rapporter omfatter følgende afsnit: introduktion; kvalifikationer og emne baggrund forskningsdata; konklusioner; og fremtidige overvejelser.
Udkast til det første indholdsafsnit i din virksomhed eller teknisk rapport. Begynd med at beskrive dine kvalifikationer, interesser og grunde til, at dine oplysninger er værdifulde. Forklar hvordan dit publikum kan udnytte dine oplysninger eller hvordan dine data skal fortolkes. Du fortæller ikke dit publikum, hvordan man opfatter dine resultater eller hvordan man danner udtalelser om din rapport. I stedet skal din rapport begynde med sammenhængen mellem dine oplysninger. For eksempel, hvis du skriver om arbejdspladsudviklinger vedrørende telesamarbejde, forklar hvordan virksomheder kan bruge dine resultater til at formulere telekommutarrangementer.
Samle forskningsresultater og data. Organiseringen af din forskning er ekstremt vigtig, fordi dit publikum vil sætte spørgsmålstegn ved din ekspertise, hvis du præsenterer upålidelige, forældede eller ugyldige resultater. Sørg for, at dine data er særligt relevante for dit emne og omstrukturere det på en måde, der er forståeligt.Medmindre din målgruppe kun består af eksperter med dybt kendskab til teknisk og forretningsjargon, skal du holde din forskning enkel. Erstatning jargon med vilkår, der er kendt for legende, og opsummerer din forskning på en engagerende måde.
Forbered en diskussion af dine resultater, herunder dine konklusioner og foreslåede måder at integrere din rapport i forretningsmæssige eller tekniske processer. Uden at være uensartet formulere dine resultater på en innovativ og kreativ måde. Erhvervs- og tekniske rapporter har nogle gange et ry for at være staid og konservativ. Du kan inspirere kreativ brug af din rapport ved at vise data, som fremtidsbegreberne kan bruge.
Saml sektionerne af dit dokument i logisk rækkefølge. Skriv en kort introduktion, efter at du har gennemført hvert afsnit - det er ofte lettere at komponere en introduktion, når du har mulighed for at gennemgå dit overordnede udkast. Din introduktion bør være kortfattet - Formålet med din introduktion er at blot give dit publikum et glimt af din forretnings- eller tekniske rapportemne.
Giv dig tid til at forfine og redigere din rapport. Det er en god idé at sætte rapporten til side og vende tilbage til den en dag eller to senere med et nyt sæt øjne. Hvis det er muligt, spørg en kollega om at gennemgå dit udkast. Indarbejde eventuelle forslag, du føler føje til troværdigheden og anvendeligheden af dine oplysninger.
