En virksomhedsanmodning brev kan være en effektiv måde at anmode om en betaling, søge citater eller estimater eller anmode om oplysninger. Professionelt skrevne breve er specifikke, detaljerede og til-punkt. De giver også alle de oplysninger, modtageren skal overholde anmodningen på en rettidig og præcis måde.
Brug professionel formatering og sprog
Et virksomhedsanmodningsbrev skal skrives på firmaets brevpapir og komme fra den enkelte eller afdeling, der foretager anmodningen. For eksempel skal et brev til en potentiel jobkandidat, der anmoder om yderligere oplysninger, komme fra de menneskelige ressourcer eller ansættelsesleder, mens en anmodningsbrev, der spørger om produktprøver, skal komme fra indkøbsvejlederen. Følg traditionel forretningsbrev formatering i hele og brug formelle sprog til at formidle et professionelt billede. For eksempel "Kære Ms Smith."
Kom til sagen
Skriv en åbning, der fortæller læseren, hvad du har brug for lige uden for flagermus. For eksempel: "Din konto er 90 dage i forvejen og kræver øjeblikkelig handling", eller "Dit CV er imponerende, og jeg vil gerne se anbefalingsbrev samt dine universitetsoverskrifter." Lad ikke modtageren vade gennem overflødige oplysninger for at komme til dit punkt.
Vær specifik
Giv alle de oplysninger, modtageren har brug for til at imødekomme din anmodning, som f.eks. Købsreferences reference eller kontonumre eller kopier af kontrakter eller politikker. Reference bilag eller vedhæftede filer i krop af dit brev. For eksempel: "Som du vil se i vedhæftet kopi af vores oprindelige aftale, er levering af varer planlagt til den første mandag i hver måned. Dette er en anmodning om at ændre datoen til den tredje mandag i hver måned."
Lav din anmodning
Detalje præcis hvad du vil ske næste, så der er ikke plads til misforståelse fra modtageren. F.eks. "Din faktura skal betales fuldt ud senest den 15. juni 2015, eller vi vil blive tvunget til at afbryde din service." Gør det let at overholde ved at vedhæfte en selvadresseret stemplet konvolut, et link til din virksomheds side for betalingsopsætning, en postliste eller din fulde postadresse.
Email Request Letters
Mens den samme grundlæggende tilgang gælder for e-mail såvel som almindelige mailbreve, er der nogle forskelle at notere. Brug dit firmas logo og elektroniske signaturer og opretholde alle andre formelle forretningsformularer. Også anmode om en returkvittering for at kontrollere modtageren modtaget din korrespondance.
Holde regnskab
Udskriv en kopi af dine anmodningsbreve til din egen reference. Dette er især vigtigt, hvis du skriver indsamlingsbreve. I tilfælde af at en gæld skal overføres til et samlingsagentur eller advokat, har du et papirspor, der angiver, hvad du har gjort for at indsamle gælden til dato.
