Et forretningsbrev angiver tonen for fremtidige interaktioner. Når en potentiel klient modtager et forretningsbrev, danner han straks et indtryk af forfatteren og hans organisation. Hvis brevet er for afslappet, kan forfatteren forekomme uhensigtsmæssigt eller uprofessionelt. At skrive, der er for formel, kan skræmme eller alienere læseren. Et velorganiseret og velskrevet brev vil skabe et positivt første indtryk.
Velorganiseret
Hvert forretningsbrev adresserer et bestemt formål eller en opgave. Det kan være en anmodning om information, svar på en forespørgsel eller indsendelse af et forslag. Første afsnit angiver formålet med brevet. Det svarer journalistens spørgsmål: hvem, hvad, hvornår, hvor og hvorfor. De resterende afsnit understøtter dette formål med forskellige punkter - kvalifikationer, attributter, funktioner. Det sidste afsnit omformulerer dette formål og tydeliggør skribentens forventninger. Forfatteren bruger passende overgangs sætninger for at sikre, at alle dele af brevet flyder glat sammen.
Klar og kortfattet
Et godt forretningsbrev giver alle relevante oplysninger på en klar og præcis måde. Forfatteren bruger en passende tone og sprog. Han holder ordforrådet enkelt og undgår at bruge teknisk eller abstrakt sprog til at imponere læseren. Han varierer længden af sætninger, styrer væk fra lange, vandrende sætninger med for store detaljer. Men han begrænser sig ikke til korte, hakkete sætninger. Når det er muligt bruger han den aktive stemme i stedet for den passive stemme.
Godt struktureret
Hvert forretningsbrev følger virksomhedens format og skriftlige krav.I et blokformat er hele brevet efterladt retfærdigt og enkeltafstand, bortset fra et dobbeltrum mellem stykker. Det ændrede blokformat følger blokformatet, men placerer datoen og lukker i midten. De fleste forretningsbrev inkluderer datoen, internadressen, hilsen, emnelinjen, gratis lukning, signatur og bilag. Hvis brevet er kortere eller længere end gennemsnittet, foretager forfatteren de nødvendige justeringer af den lodrette afstand.
Fejl Gratis
Før du sender et brev, læser forfatteren det første udkast højt. Dette er en glimrende måde at kontrollere efter sprog, der lyder akavet eller unaturligt. Han bruger en ordbog og skriver stilbog for at kontrollere alle stavemåder, grammatik og tegnsætning. Alternativt kan han bruge stave- og grammatikskontrolfunktionen i hans tekstbehandlingsprogram. Han kontrollerer navn, adresse og adresse på modtageren.
