En projektopkøbsplan beskriver og dokumenterer alle indkøb fra eksterne leverandører, der vil være nødvendige for at understøtte behovene i et bestemt projekt. Et projekt kan have brug for computere, papir eller andre forsyninger afhængigt af projektets art. At redegøre for projekternes behov og hvordan forsyningerne vil blive indkøbt, giver mulighed for tilstrækkelig budget og ordentlig planlægning. En god indkøbsplan vil også give specifikke skridt til at igangsætte og gennemføre køb. Dette sikrer, at alle bud ydes retfærdigt og er i selskabets bedste interesse.
Definer kravene i planen. Medtag alle planens mål. For eksempel at få varer fra de bedste leverandører til den laveste pris.
Angiv indkøbsgruppen. Denne liste omfatter alle parter, der vil blive medtaget i indkøbsbeslutningerne. Medtag navne og kontaktoplysninger for hver person eller gruppe.
Dokumentere begrundelsen for indkøb. Medtag grundene til, at forsyningerne er nødvendige, og hvordan de skal bruges. Identificer de varer, der vil blive indkøbt i løbet af projektets levetid. Indtast mængden af nødvendige emner.
Opbyg en tidslinje, der identificerer alle de indkøb, der vil blive foretaget over projektets længde. Indkøbsforsyninger i bulk eller på bestemte tidspunkter af året kan medføre besparelser. Inkluder disse specifikationer som en del af tidslinjen.
Definer leverandørudvælgelsesprocessen. Dette omfatter alle de trin, der kræves for at få tilbud. Bestem et minimum antal bud, der skal opnås, før du vælger en leverandør. Angiv eventuelle kontraktbetingelser eller betalingsbetingelser, der skal aftales, før leverandøren vælges.
Opret en liste over opgaver, der skal udføres for at købe en vare. Identificer alt det papirarbejde, der skal udfyldes for at behandle en købsordre. Indkøbsordrer må muligvis godkendes af ledelsen.
Tips
-
Gennemgå indkøbsplanen regelmæssigt. Ændringer i leverandørbetingelser og andre markedsfaktorer kan påvirke planen positivt eller negativt. Juster planen, så den passer bedst til forretningsbehovet.
