En købsordre er en anmodning fra et firma til et andet for at sende forsyninger, udstyr eller materialer. En købsordre er et juridisk dokument, der beskytter både køber og sælger. En indkøbsordre angiver de vilkår og betingelser, hvorpå et produkt skal leveres til et køberfirma. Indkøbsordre kan oprettes manuelt eller med computersoftware. Der er ikke en sæt skabelon eller standardiseret måde at oprette en købsordreformular på, men der er specifikke elementer, der skal medtages. Sådan oprettes manuelt en indkøbsordre.
Oprettelse af en indkøbsordre
Opret en titel for din indkøbsordre. Angiv navnet på den leverandør, du køber varer fra, øverst på indkøbsordret. Inkluder alle sælgerens kontaktoplysninger, som f.eks. Telefonnumre, e-mailadresser og leverandørens fysiske adresse.
Skriv de varer, som din virksomhed ønsker at købe hos sælgeren. Mængder skal indtastes i venstre margen efterfulgt af produktets navn eller beskrivelse. Dette beskytter dig og din leverandør mod at skulle håndtere problemer som delforsendelser.
Skriv betalingsbetingelserne tydeligt på indkøbsordret. De fleste forhandlere forventer betaling i 30 dage eller mindre fra det tidspunkt, hvor du modtager dine forsyninger. Hvis sælgeren tilbyder rabat til dig for at betale tidligt, skal du angive tidsrammen, du skal udnytte rabatten på indkøbsordret. Dette forhindrer forvirring i forbindelse med betalingsproblemer.
Angiv prisen på hvert element, du anmoder til, til højre for varebeskrivelsen. Prisen bør angives pr. Enhed og multipliceres med den bestilte mængde. Hvis du bestiller 4 widgets på $ 1,00 hver, svarer din samlede kostpris på widgets til $ 4. Tilføj summen af hver linjepost for at beregne subtallet af din købsordre.
Angiv leveringsmetode på indkøbsordreformularen. I nogle tilfælde vil du afhente din ordre personligt, eller den kan sendes til dit forretningssted. Hvis din ordre afsendes, skal den transportør, der bruges til at sende dine varer, angives.
