En købsordre er en engangs kontrakt mellem en køber og en sælger. Det er skrevet af køberen og er en lovlig tilladelse for sælgeren til at sende produktet og fakturere køberen. Det adskiller sig fra en kontrakt, idet en indkøbsordre typisk kun er for produkter, mens en kontrakt generelt også omfatter arbejde. Disse dokumenter anvendes af virksomheder af enhver art, især byggeri og teknologiske virksomheder.
Start med dit firma brevpapir. Hvis du ikke har en, skal du blot tilføje dit firmanavn og logo til et tomt dokument. Inkluder grundlæggende oplysninger som firmaets adresse og telefon- og faxnumre. Skriv også navn og kontaktoplysninger til sælgeren på formularen.
Angiv, hvilken vare du køber. Giv så meget detaljer som muligt, herunder størrelse, farve, modelnummer og mængde, hvis det er relevant. Dette hjælper med at forhindre kommunikationsfejl og sikrer, at du får det rigtige produkt.
Angiv den aftalte enhedspris, samt den samlede pris for hele ordren. Angiv eksplicit om moms eller andre gældende gebyrer er inkluderet.
Inkluder betalingsbetingelser. Indkøbsordren skal angive, om betaling sker på en kreditkonto, via kontanter eller ved en anden metode. Det skal angive, hvor længe køberen skal betale for de modtagne varer og hvilken rente der skal gælde for forsinkede betalinger.
Angiv datoen for købsordren og den dato, hvor materialet forventes afsendt. Inkluder fragtmetoder, hvis det er relevant.
Få en autoriseret person fra din virksomhed til at underskrive indkøbsordren, inden du sender den. Ordren er ikke gyldig, før den er underskrevet af både køber og sælger.
