Hvis du ejer en virksomhed, har du brug for evnen til at købe forsyninger på kredit. Den eneste måde at gøre dette på er at indsende en købsordre, der angiver, hvem der godkender købet. Uden en købsordre risikerer du at skære ind i dit pengestrømme eller øge din gæld, fordi du bliver nødt til at købe med kontanter eller kredit. Ved at oprette en købsordre kan du betale inden for et 90-dages vindue. Denne fleksibilitet hjælper dig med at holde dig i forretning.
Åbn et nyt dokument ved hjælp af dit foretrukne dokumentredigeringsprogram. MS Word, MS Excel, Peach Tree Accounting eller Quickbook indeholder værktøjerne til at oprette en købsordre. Hvis du vil have en gratis indstilling, giver Google Dokumenter dig mulighed for at bruge deres online tekstbehandlingsprogram, og Open Office.org tilbyder gratis alternativer til MS Office-produkter.
Indtast dit firmanavn, adresse, telefonnummer, faxnummer og e-mail-adresse i øverste venstre hjørne af dokumentet. Hvis du har et logo, skal du importere det og placere det til venstre for firmaets navn og adresse. På bundlinjen under dine adresseoplysninger skal du inkludere dit detailsalgsafgiftsnummer, så du kan kvalitet for afgiftsfritagelse for bestemte typer forretningsdele.
Opret et mellemrum for købsordrenummeret ved at skrive "Indkøbsordre **** ____ "i den øverste midterdel af dokumentet. Når du bruger din købsordre til at købe varer, skal du tildele et nummer i dette rum, så det ser ud som" Indkøbsordre 00012. Hvis du arbejder i Quickbook eller Peach Tree, skal softwaren vil automatisk tildele et fortløbende nummer.
Opret en 'Forfaldsdato' i øverste højre hjørne af dokumentet. Indstil skrifttypen for disse oplysninger til 20 eller 22 point, så sælgeren ved, hvornår du skal bruge leveringen.
Opret individuelle kolonner for hver detalje af det produkt, du vil købe. Fælles kolonner inkluderer dato, mængde, varebeskrivelse og produktpris. Nogle leverandører kræver dog yderligere oplysninger som UPC nummer eller katalognummer. Opret tre "diverse" kolonner for at imødekomme unikke produktidentifikatorer.
Opret en subtotal, skat og samlet plads under kolonnerne, der samlede hele køb.
Opret en afsnittet "Leveringsinstruktioner" nær bunden af siden, der skal indeholde plads til en leveringsadresse (hvis det er anderledes end firmaets adresse) og specielle instruktioner om, hvor føreren skal tage produkterne.
Opret en signaturlinje for den autoriserede underskrivers underskrift. Du kan få person til at underskrive hver købsordre, men mange af tekstbehandlingsprogrammerne giver dig mulighed for at importere en grafisk signatur og placere den i dokumentet.
Nederst i formularen angives købsbetingelserne som accept af levering, beskadigede varer, faktura krav og betalingsbetingelser.
