Billede dette: Du ringer en leverandør for at bestille nogle widgets og skyde dem en email for at bekræfte. Problemet er, de sender dig fem tilfælde i stedet for fire og lander dig med en større faktura end du havde forventet. Da du ikke har noget lovligt at holde denne sælger ansvarlig, har du ikke meget tilbage. Du kan blive vred og truer med at tilbageholde betaling, men det kan alle blive rodet og ødelægge dit forhold. Hvad skal man gøre? I fremtiden kan du overveje at gennemføre et indkøbsordesystem. PO'er spiller en vigtig rolle i kontrollen af forretningskøb, og hjælper dig med at spore ordrer og administrere betalinger for udført arbejde.
Hvad er en indkøbsordre?
En købsordre er den officielle bekræftelse af en ordre for varer og tjenesteydelser. Det fungerer som en kontrakt mellem en virksomhed og dens leverandører, så leverandøren ved præcis, hvad der er bestilt, og virksomheden ved præcis, hvilke produkter og tjenester der skal leveres, og på hvilken dato. Når en leverandør accepterer en købsordre, opretter den en juridisk bindende kontrakt mellem de to parter. Så du vil aldrig sidde fast med et ekstra tilfælde af widgets, som du ikke har brug for, og leverandøren er beskyttet, fordi han nu har et retligt bevis på, at varer og tjenester blev bestilt. Hvis du ikke har oprettet en købsordre, ville der slet ikke være nogen bindende ordre fra kunden.
Hvad ser indkøbsordenen ud?
Købsordrer ser meget ud som en faktura. Den eneste forskel er, at køberen opretter dem, ikke sælgeren. Generelt vil en indkøbsordre indeholde følgende oplysninger:
- Køberens selskabsoplysninger.
- Fragt / faktureringsadresse.
- Leverandørens virksomhedsoplysninger.
- Detaljer om ordren - produkt, mængde, pris og leveringsdato.
- Indkøbsdato.
- Postnummer.
Der kan også være specifikke betingelser for ordren, f.eks. Når betalingen skal foretages. Mange virksomheder opretter et standardiseret købsordringsdokument med generiske oplysninger udfyldt for at sikre konsistens.
Hvad er et indkøbsnummer?
Hvis der er et emne på indkøbsordren, skal du medtage det, det er PO-nummeret. PO-nummeret er et unikt referencenummer, der gør det lettere for dig at matche leverancer med køb, når de ankommer. Brug af dem skal øge din fakturabehandling, fordi du nemt kan spore, når der er foretaget betalinger på bestemte ordrer. Det minimerer også risikoen for forkerte betalinger, da du ikke betaler på fakturaer, der ikke har en tilsvarende post.
Her er et eksempel. Antag at du har brug for et nyt sæt arkiver. Du opretter en indkøbsordre med størrelsen, mængden og de specifikke krav til kabinettet og sender det til producenten. Når producenten godkender indkøbsordren, opretter den en juridisk kontrakt mellem de to parter. Fabrikanten sender skabet og sender en faktura for det samlede beløb, der skal betales. Denne faktura vil henvise til PO-nummeret. Så når du modtager fakturaen, kan du tjekke den mod købsordren for at sikre, at de to dokumenter matcher. Hvis de gør det, skal du gå og betale. Hvis de ikke gør det, har nogen lavet en fejl, som du skal undersøge.
Hvordan integrerer du et indkøbsordningssystem i din virksomhed?
Hvis du aldrig har brugt PO'er før, ville du blive tilgivet, fordi det er lige så enkelt som at oprette en indkøbsordskabelon i Microsoft Word eller din regnskabssoftware. Disse muligheder er gode til at oprette et fysisk indkøbsordringsdokument, men der er nogle ekstra ting, du skal tænke på, før du kan integrere et PO-system i din virksomhed:
Hvem laver købet?
En primær indkøbsadministrator bør kontrollere indkøbsordren. Dette vil centralisere dine indkøb og give dig en klar oversigt over, hvor mange penge der bruges. Så snart en PO er oprettet, kan administratoren straks fakturere omkostningerne i firmaets budget. I det væsentlige begynder du ved at tage kreditkort ud af almindelige medarbejderes hænder.
Hvad er processen med at rejse en rekvisition?
Hver PO-proces starter med en rekvisition. Dette er en købsforespørgsel, som medarbejderne foretager, når de skal købe varer eller tjenester. Du skal oprette en standardiseret rekvisitionsskabelon, som alle medarbejdere skal bruge. Mange små virksomheder tillader deres medarbejdere simpelthen at sende deres anmodning til en leder, hvem der skal forbindes med administratoren om at tildele et budget, få godkendelse til køb og hæve den nødvendige post.
Tilføjelse af et rekvisitionssystem sikrer, at personalet skal få en centraliseret tommelfingre op, før de køber, så intet glider gennem revnerne. Snart har du nok data til at spore, hvordan medarbejdere bruger forsyninger og spot indkøbsmønstre, f.eks. Er der muligheder for diskonteret køb af volumen fra en leverandør?
Hvordan logger du på PO'en?
Administratorer kan vælge at godkende, afvise eller flagge en rekvisition for yderligere diskussion. Når rekvisitionen er godkendt, skal PO-administratoren tildele en PO-nummer til ordren - du kan bruge alfanumerisk kode, du kan lide - og optage den på et PO-register. Vedligeholdelse af et register sikrer, at du beholder et løbende antal indkøb. Du kan se virkningen af en rekvisition, før du godkender den, og opdater dit budget hver gang en PO hæves. Det er også en vigtig del af revisionssporene, der sikrer, at der ikke er nogen uoverensstemmelser mellem leverancer, der kommer ind og betalinger går ud.
Hvordan vil du styre forhandlere?
Selvfølgelig skal du lade dine leverandører vide, at du flytter til et PO-system. Dette er lige så enkelt som at kontakte dine leverandører og informere dem om, at du vil sende en købsordre, inden du foretager betaling for varer. Hvordan du får PO til sælgeren er op til dig - oftest vil administratoren sende det direkte til modtageren.
Når sælgeren har modtaget din købsordre, bør de undersøge det omhyggeligt for fejl, inden de forbereder varerne, der skal leveres. Mange større leverandører bruges til PO-backed køb og har systemer oprettet, der vil markere din konto, hvis du forsøger at købe uden en PO.
Hvordan vil du forene faktura betalinger med PO-registret?
Hvis du opretholder et opdateret PO-register, er det ikke særlig vanskeligt eller tidskrævende at afstemme fakturaer eller kreditkortopgørelser mod købsordren. Du søger bare at flagge ethvert køb, der ikke blev optaget med en PO. Så er det et tilfælde af træningspersonale at fjerne eventuelle overskydende indkøb i fremtiden.
Skal du automatisere indkøbsordreprocessen?
I stedet for at gøre ting manuelt, kan du vælge at investere i nogle indkøbsprogrammer til små virksomhedsejere. Disse systemer kan automatisere dine rekvisitioner og rutinemæssige godkendelser og generere PO'er automatisk, hvilket gør hele ting meget mindre udfordrende. De forvalter også dine indkøbsdokumenter fra en centraliseret på ét sted, som er tilgængelige overalt, hvilket gør det nemmere at håndtere indkøbsordrer på farten. Nogle systemer har andre nyttige funktioner, såsom et leverandørkatalog, der gør indkøbsrekvisitioner nemmere og mere bekvemme for dine medarbejdere.
Platforme er så brede, som de er lange, og der er masser af gennemgangssider online for at hjælpe dig med at indsnævre mulighederne. Som altid drage fordel af demoer og gratis prøveperioder, så du er sikker på at du har truffet den rigtige beslutning, før du køber.
